Prijem robe u restoranu: kontrolna lista, postupak i prijemnica

Šta je prijem robe i zašto je obavezan

Prijem robe je provera svake isporuke na službenom ulazu, pre nego što roba ode u magacin i pre nego što neko potpiše otpremnicu. Ima dva zadatka. Prvi je novac: plaćate samo ono što ste poručili i što je zaista stiglo. Drugi je bezbednost hrane: roba koja je pretopla, pokvarena ili pogrešno označena ne ulazi u vašu kuhinju.

U Srbiji obavezu primene HACCP principa za subjekte u poslovanju hranom propisuje Zakon o bezbednosti hrane. U Evropskoj uniji isto uređuje Uredba (EZ) br. 852/2004 o higijeni hrane, koja u Prilogu II, poglavlju IX zabranjuje prihvatanje sirovina za koje se zna ili se može pretpostaviti da su kontaminirane ili pokvarene toliko da ni posle obrade ne bi bile bezbedne. Koje temperature važe za koju robu i kako to evidentirate određujete u svom HACCP planu. Za pitanja vam pomaže nadležna inspekcija.

Kontrolna lista: šta proveravate pri svakoj isporuci

• Otpremnica prema porudžbini Svaki artikal u poručenoj količini, veličini i izvedbi. Ovde se vide zamene i dodatne stavke.
• Količina i težina Prebrojte kutije i komade, izmerite meso, ribu i sir. Odbijte ambalažu i pustite da se led sa ribe ocedi.
• Temperatura Izmerite rashlađenu i zamrznutu robu ubodnim termometrom ili između dva pakovanja i uporedite sa etiketom i HACCP planom. Zamrznuta roba sa kristalima leda ili mekim mestima bila je odmrznuta.
• Rokovi Pogledajte rok upotrebe i rok trajanja. Roba koja traje kraće nego što vam treba razlog je za reklamaciju, i kada još nije istekla.
• Ambalaža Oštećena, pocepana, mokra, bez vakuuma? Ulubljene konzerve na šavu ili naduvane ne primate.
• Senzorna provera Miris, boja, čvrstina. Kod ribe bistre oči i crvene škrge, kod povrća ništa trulo u donjem sloju gajbe.
• Deklaracija Etiketa, serija i kod mesa i jaja propisani podaci. Seriju vam treba kada se proizvod povlači.
• Vozilo i vozač Rashlađena roba stiže hladnjačom, odvojeno od sredstava za čišćenje. Ako primetite nešto, ide u evidenciju.

Postupak prijema robe u sedam koraka

1. Držite porudžbinu pri ruci Pre nego što vozač pozvoni znate šta je poručeno: lista porudžbine, istorija porudžbina ili potvrda dobavljača. Bez toga otpremnicu možete samo da štiklirate, ne i da proverite.
2. Uporedite otpremnicu sa porudžbinom Da li je tu svaki poručeni artikal, u poručenoj količini i izvedbi? Ima li zamena koje niko nije tražio?
3. Prvo rashlađena i zamrznuta roba Izmerite temperaturu, uporedite sa etiketom i HACCP planom i odmah odnesite u hladnjaču ili zamrzivač. Suva roba može da sačeka.
4. Prebrojte i izmerite Prebrojte kutije, izmerite meso i ribu, proverite komade. Kod suve robe dovoljne su provere uzorka. Skupa roba se meri sva.
5. Pogledajte rokove, ambalažu i etikete Rok upotrebe i rok trajanja, oštećena ili odmrznuta pakovanja, etikete i serije koje nedostaju, miris i izgled.
6. Upišite odstupanja na otpremnicu Manjak, greška ili previsoka temperatura: upišite na otpremnicu, neka vozač potpiše, fotografišite. Ono što ne smete da primite odmah se vraća u kamion.
7. Složite i evidentirajte Složite robu po FIFO principu, upišite proveru u evidenciju prijema i prosledite otpremnicu na proveru računa. Knjigovodstvo iz nje pravi prijemnicu.

Kako zatim složiti robu da se starija prva troši objašnjava vodič o upravljanju magacinom u restoranu.

Primer računa: koliko košta neprimećena razlika

Restoran poruči 10 kg fileta lososa po dogovorenoj ceni od 2.400 din. po kg. Stigne 9,4 kg, ali na otpremnici i računu piše 10 kg po 2.550 din. po kg. Kuvar na vratima žuri i broji samo kutiju, pa niko ništa ne primeti.

Razlika dolazi od dve greške. Fali 0,6 kg, što je 1.530 din. po fakturisanoj ceni. Uz to viša cena po kg na isporučenu količinu donosi 1.410 din.. Ukupno 2.940 din. na jednoj isporuci.

Evidencija prijema robe i prijemnica

Šta proverite, zapišete. Evidencija inspekciji pokazuje da vaša samokontrola radi, a vama koji dobavljač često doprema pretoplo, premalo ili preblizu isteka roka. Prijemnica je knjigovodstveni dokument o tome šta je primljeno u magacin. Ona je tačna samo ako je provera na vratima urađena. Za evidenciju je dovoljan list na podlozi kraj službenog ulaza, ako se popunjava svaki dan. Može izgledati ovako:

Manje je važan oblik, a više navika: svaka isporuka dobija svoj red, i ona kod koje je sve u redu. Čuvajte evidencije i otpremnice onoliko dugo koliko traže vaš HACCP plan i propisi o čuvanju knjigovodstvenih isprava.

Kada nešto ne valja: kako reklamirati

Pretoplu, pokvarenu ili oštećenu robu ne primate. Kod manjka je dovoljna napomena na otpremnici, a račun onda mora da odgovara isporučenoj količini. Dogovorite unapred sa svakim dobavljačem kako idu povraćaji i odobrenja i ko vam je kontakt. Kako da birate dobavljače i zapišete uslove piše u vodiču o dobavljačima za ugostiteljstvo.

Ko proverava, i kada

Većina grešaka pri prijemu nije nemar. Isporuka padne usred pripreme, a vrata otvori neko ko ne zna šta je poručeno. Pomažu tri pravila:

• Jedna odgovorna osoba U svakoj smeni postoji jedna osoba za prijem koja vidi porudžbinu. Ko je menja, zna gde su termometar, vaga i evidencija.
• Termini isporuke Zamolite dobavljače da dostavljaju van servisa. Provera u 10 sati uspeva, u 12:15 retko.
• Vidljiva porudžbina Ko prima mora da vidi porudžbinu, ne samo onaj ko ju je poslao. Inače je otpremnica jedini izvor, a nju piše dobavljač.

Gde Pelican pomaže, a gde ne

Prijem radi samo ako je porudžbina zabeležena. Pelican je aplikacija za porudžbine u profesionalnim kuhinjama: tim upisuje šta nedostaje, glasom ili kucanjem, svako na svom jeziku. Šef kuhinje odobri listu, a istorija porudžbina pokazuje šta je, kada, kod kog dobavljača i ko poručio. Ko je na vratima otvori porudžbinu na telefonu i uporedi otpremnicu sa njom. Ako tim pri poručivanju upisuje cene, vidite i dogovorenu cenu. Kako tako da kontrolišete trošak namirnica objašnjava vodič o kontroli troška namirnica.

Skener za otpremnice i račune je u izradi: fotografišete ih, a Pelican proveri da li količina i cena odgovaraju porudžbini. Do tada upoređujete sami. Šta Pelican nije: nije HACCP softver, ne meri i ne beleži temperature i ne zamenjuje vašu evidenciju prijema. Pelican ne pravi prijemnice, ne vodi zalihe, nije kasa ni sistem porudžbina za goste i ne zamenjuje vaše dobavljače. Ne šalje ni porudžbinu dobavljaču, to i dalje radi vaš tim. Pelican se plaća po objektu, a ne po korisniku: Solo 19 evra mesečno (do 3 korisnika), Basic 29 evra mesečno (do 5 korisnika), Pro 59 evra mesečno (neograničen broj korisnika). Uz godišnje plaćanje to je 15, 24 ili 49 evra mesečno. Svaki paket počinje sa 30 dana besplatno.

Česta pitanja o prijemu robe