Ricevimento merci nel ristorante: checklist e procedura

Cos'è il ricevimento merci e perché è obbligatorio

Il ricevimento merci è il controllo di ogni consegna alla porta di servizio, prima che la merce vada in magazzino e prima che qualcuno firmi il documento di trasporto. Ha due scopi. Il primo sono i soldi: paghi solo quello che hai ordinato e che è davvero arrivato. Il secondo è la sicurezza alimentare: merce troppo calda, alterata o etichettata male non entra nemmeno in cucina.

Dal punto di vista legale il ricevimento fa parte del tuo autocontrollo. Il Regolamento (CE) n. 852/2004 sull'igiene dei prodotti alimentari chiede a ogni operatore procedure basate sui principi HACCP (articolo 5) e, nell'allegato II, capitolo IX, vieta di accettare materie prime che si sanno o si presume siano contaminate o alterate al punto da restare inadatte anche dopo la lavorazione. Quali temperature valgono per quale merce e come lo registri lo stabilisci nel tuo manuale HACCP. Per i dubbi c'è l'ASL competente.

Checklist: cosa controlli a ogni consegna

• Bolla contro ordine Ogni articolo nella quantità, pezzatura e formato ordinati. Qui saltano fuori sostituzioni e righe in più.
• Quantità e peso Conta colli e pezzi, pesa carne, pesce e formaggi. Togli l'imballaggio e fai sgocciolare il ghiaccio del pesce.
• Temperatura Misura freschi e surgelati con il termometro a sonda o tra due confezioni e confronta con l'etichetta e il piano HACCP. Un surgelato con cristalli di ghiaccio o parti molli si è scongelato.
• Scadenze Controlla data di scadenza e termine minimo di conservazione. Merce che dura meno di quanto ti serve è un motivo di contestazione, anche se non è ancora scaduta.
• Imballaggi Rotti, strappati, bagnati, sottovuoto saltato? Le latte ammaccate sulla piega o bombate non si accettano.
• Controllo sensoriale Odore, colore, consistenza. Per il pesce occhi chiari e branchie rosse, per la verdura niente marcio nello strato in fondo alla cassetta.
• Etichettatura Etichetta, lotto, e per carne e uova le indicazioni obbligatorie. Il lotto ti serve quando un prodotto viene richiamato.
• Mezzo e autista I freschi arrivano su un mezzo refrigerato, separati dai detersivi. Se noti qualcosa, va nella scheda.

Procedura di ricevimento merci in sette passi

1. Tieni pronto l'ordine Prima che l'autista suoni sai cosa è stato ordinato: lista ordini, storico ordini o conferma del fornitore. Senza questa base puoi solo spuntare la bolla, non controllarla.
2. Confronta la bolla con l'ordine C'è ogni articolo ordinato, nella quantità e nel formato giusti? Ci sono sostituzioni che nessuno ha chiesto?
3. Controlla prima freschi e surgelati Misura la temperatura, confrontala con l'etichetta e il tuo piano HACCP e porta subito la merce in cella o in congelatore. Il secco può aspettare.
4. Conta e pesa Conta i colli, pesa carne e pesce, verifica i pezzi. Per il secco bastano controlli a campione, la merce cara si pesa tutta.
5. Guarda scadenze, imballaggi ed etichette Data di scadenza e termine minimo di conservazione, confezioni rotte o scongelate, etichette e lotti mancanti, odore e aspetto.
6. Annota le non conformità sulla bolla Merce mancante, sbagliata o troppo calda: scrivilo sul DDT, fallo controfirmare all'autista, scatta una foto. La merce da non accettare torna subito sul camion.
7. Riponi e registra Sistema la merce con il FIFO, registra il controllo nella scheda di ricevimento e passa la bolla per il controllo della fattura.

Come riporre la merce in modo che il vecchio si usi per primo lo spiega la guida alla gestione del magazzino del ristorante.

Esempio di calcolo: quanto costa una differenza non vista

Un ristorante ordina 10 kg di filetto di salmone al prezzo concordato di 24,00 € al kg. Ne arrivano 9,4 kg, ma bolla e fattura riportano 10 kg a 25,50 € al kg. Il cuoco alla porta ha fretta e conta solo la cassa, quindi nessuno se ne accorge.

La differenza nasce da due errori. Mancano 0,6 kg, cioè 15,30 € al prezzo fatturato. In più il prezzo al kg più alto sulla quantità consegnata pesa per 14,10 €. In totale 29,40 € su una sola consegna.

La scheda di registrazione del ricevimento

Quello che controlli lo scrivi. La scheda dimostra all'ASL che l'autocontrollo funziona e mostra a te quale fornitore consegna spesso troppo caldo, in meno o troppo vicino alla scadenza. Basta un foglio su una cartellina vicino alla porta di servizio, purché venga compilato ogni giorno. Una scheda può essere così:

Conta meno la forma e più l'abitudine: ogni consegna ha la sua riga, anche quando è tutto a posto. Conserva schede e bolle per il tempo previsto dal tuo manuale HACCP e dagli obblighi di conservazione dei documenti fiscali.

Quando qualcosa non va: contestare nel modo giusto

Merce troppo calda, alterata o danneggiata non si accetta. Per i mancanti basta l'annotazione sulla bolla, poi la fattura deve corrispondere alla quantità consegnata. Concorda prima con ogni fornitore come funzionano resi e note di credito e chi è il tuo referente. Come scegliere i fornitori e tenere traccia delle condizioni lo trovi nella guida ai fornitori per la ristorazione.

Chi controlla, e quando

La maggior parte degli errori al ricevimento non nasce dalla trascuratezza. La consegna arriva in piena mise en place e alla porta c'è chi non sa cosa è stato ordinato. Tre regole aiutano:

• Una persona responsabile In ogni turno c'è una persona per il ricevimento che può vedere l'ordine. Chi la sostituisce sa dove sono termometro, bilancia e scheda.
• Fasce orarie di consegna Chiedi ai fornitori di consegnare fuori dal servizio. Un controllo alle 10 funziona, uno alle 12:15 raramente.
• Ordine visibile Chi riceve deve poter vedere l'ordine, non solo chi l'ha fatto. Altrimenti la bolla diventa l'unica fonte, e la scrive il fornitore.

Dove Pelican aiuta, e dove no

Il ricevimento merci funziona solo se l'ordine è registrato. Pelican è l'app per gli ordini delle cucine professionali: la brigata inserisce ciò che manca, a voce o scrivendo, ognuno nella sua lingua. Lo chef approva la lista e lo storico ordini mostra cosa è stato ordinato, quando, a quale fornitore e da chi. Chi è alla porta apre l'ordine sul telefono e ci confronta la bolla. Se la brigata inserisce i prezzi quando ordina, vedi anche il prezzo concordato. Come tenere così sotto controllo il food cost lo spiega la guida al controllo del food cost.

Uno scanner per bolle e fatture è in arrivo: scatti una foto e Pelican verifica se quantità e prezzo corrispondono all'ordine. Fino ad allora il confronto lo fai tu. Cosa Pelican non è: non è un software HACCP, non misura né registra temperature e non sostituisce la tua scheda di ricevimento. Pelican non gestisce le giacenze, non è un gestionale né una cassa, non è un sistema di ordinazione per i clienti e non sostituisce i tuoi fornitori. Non invia nemmeno l'ordine al fornitore, quello resta compito della tua brigata. Pelican si paga per attività, non per utente: Solo 19 euro al mese (fino a 3 utenti), Basic 29 euro al mese (fino a 5 utenti), Pro 59 euro al mese (utenti illimitati). Con pagamento annuale sono 15, 24 o 49 euro al mese. Ogni piano parte con 30 giorni gratis.

Domande frequenti sul ricevimento merci