Recepción de mercancías en hostelería: checklist y procedimiento

Qué es la recepción de mercancías y por qué es obligatoria

La recepción de mercancías es el control de cada entrega en la puerta de servicio, antes de que el producto vaya al almacén y antes de que alguien firme el albarán. Tiene dos funciones. La primera es dinero: solo pagas lo que pediste y lo que de verdad llegó. La segunda es seguridad alimentaria: lo que llega caliente, en mal estado o mal etiquetado no entra en tu cocina.

Legalmente, la recepción forma parte de tu autocontrol. El Reglamento (CE) n.º 852/2004 relativo a la higiene de los productos alimenticios exige a toda empresa alimentaria procedimientos basados en los principios del APPCC (artículo 5) y, en su anexo II, capítulo IX, prohíbe aceptar materias primas de las que se sepa o se sospeche que están contaminadas o alteradas hasta el punto de no ser aptas ni tras su elaboración. Qué temperaturas valen para cada producto y cómo lo registras lo fijas en tu plan APPCC. Para dudas, la autoridad sanitaria de tu comunidad autónoma.

Checklist: lo que revisas en cada entrega

• Albarán contra pedido Cada artículo en la cantidad, calibre y formato pedidos. Aquí aparecen las sustituciones y las líneas de más.
• Cantidad y peso Cuenta cajas y unidades, pesa carne, pescado y queso. Quita el envase y deja escurrir el hielo del pescado.
• Temperatura Mide refrigerado y congelado con termómetro de sonda o entre dos envases y compara con la etiqueta y tu APPCC. Un congelado con cristales de hielo o zonas blandas se ha descongelado.
• Fechas Mira la fecha de caducidad y la de consumo preferente. Lo que dura menos de lo que necesitas es motivo de reclamación, aunque aún no haya caducado.
• Envases ¿Rotos, abiertos, mojados, vacío perdido? Latas abolladas en el cierre o abombadas no se aceptan.
• Análisis sensorial Olor, color, textura. En pescado, ojos claros y agallas rojas. En verdura, nada podrido en la capa de abajo de la caja.
• Etiquetado Etiqueta, lote y, en carne y huevos, los datos obligatorios. El lote lo necesitas cuando se retira un producto.
• Vehículo y repartidor El refrigerado llega en vehículo frigorífico, separado de productos de limpieza. Si ves algo raro, va al registro.

Procedimiento de recepción en siete pasos

1. Ten el pedido a mano Antes de que llegue el repartidor sabes qué se pidió: lista de pedido, historial de pedidos o confirmación del proveedor. Sin eso solo puedes marcar el albarán, no revisarlo.
2. Compara el albarán con el pedido ¿Está cada artículo pedido, en la cantidad y el formato correctos? ¿Hay sustituciones que nadie pidió?
3. Revisa primero refrigerado y congelado Mide la temperatura, compárala con la etiqueta y tu plan APPCC y lleva la mercancía enseguida a la cámara o al congelador. El seco puede esperar.
4. Cuenta y pesa Cuenta cajas, pesa carne y pescado, comprueba unidades. En seco bastan comprobaciones al azar. Lo caro se pesa entero.
5. Mira fechas, envases y etiquetas Fecha de caducidad y de consumo preferente, envases rotos o descongelados, etiquetas y lotes que faltan, olor y aspecto.
6. Anota las incidencias en el albarán Falta, error o temperatura alta: escríbelo en el albarán, que lo firme el repartidor, haz una foto. Lo que no debes aceptar vuelve al camión.
7. Guarda y registra Coloca la mercancía con FIFO, anota la recepción en la hoja de registro y pasa el albarán para revisar la factura.

Cómo colocar después la mercancía para que lo antiguo salga primero lo explica la guía de gestión de almacén en el restaurante.

Ejemplo de cálculo: lo que cuesta una diferencia que nadie ve

Un restaurante pide 10 kg de lomo de salmón al precio acordado de 24,00 € el kg. Llegan 9,4 kg, pero albarán y factura dicen 10 kg a 25,50 € el kg. El cocinero de la puerta va con prisa y solo cuenta la caja, así que nadie se da cuenta.

La diferencia viene de dos errores. Faltan 0,6 kg, que son 15,30 € al precio facturado. Además, el precio por kg más alto sobre lo que sí llegó suma 14,10 €. En total, 29,40 € en una sola entrega.

La hoja de registro de recepción

Lo que revisas, lo apuntas. El registro demuestra a la inspección sanitaria que tu autocontrol funciona y te muestra qué proveedor entrega a menudo caliente, corto o cerca de la fecha. Basta una hoja en una tablilla junto a la puerta de servicio, siempre que se rellene cada día. Así puede ser:

Importa menos el formato que el hábito: cada entrega tiene su línea, también las que están bien. Guarda registros y albaranes el tiempo que marquen tu APPCC y las obligaciones fiscales de conservación de documentos.

Cuando algo falla: reclamar bien

Lo que llega caliente, en mal estado o dañado no se acepta. En las faltas basta la nota en el albarán, y la factura tiene que cuadrar con lo entregado. Acuerda antes con cada proveedor cómo funcionan devoluciones y abonos y quién es tu contacto. Cómo elegir proveedores y dejar las condiciones por escrito está en la guía de proveedores de hostelería.

Quién revisa, y cuándo

La mayoría de errores en la recepción no son descuidos. La entrega cae en plena mise en place y abre la puerta quien no sabe qué se pidió. Tres reglas ayudan:

• Una persona responsable En cada turno hay una persona para la recepción que puede ver el pedido. Quien la sustituye sabe dónde están el termómetro, la báscula y el registro.
• Horarios de entrega Pide a tus proveedores que entreguen fuera del servicio. Revisar a las 10 funciona, a las 12:15 pocas veces.
• Pedido visible Quien recibe tiene que ver el pedido, no solo quien lo hizo. Si no, el albarán es la única fuente, y lo escribe el proveedor.

Dónde ayuda Pelican, y dónde no

La recepción solo funciona si el pedido está registrado. Pelican es la app de pedidos para cocinas profesionales: el equipo apunta lo que falta, por voz o escribiendo, cada uno en su idioma. El jefe de cocina aprueba la lista y el historial de pedidos muestra qué se pidió, cuándo, a qué proveedor y quién. Quien está en la puerta abre el pedido en el móvil y compara el albarán con él. Si el equipo apunta precios al pedir, también ves el precio acordado. Cómo controlar así el coste de materia prima lo cuenta la guía para controlar el coste de materia prima.

Hay un escáner de albaranes y facturas en desarrollo: haces una foto y Pelican comprueba si cantidad y precio cuadran con el pedido. Hasta entonces comparas tú. Lo que Pelican no es: no es un software de APPCC, no mide ni registra temperaturas y no sustituye tu hoja de registro. Pelican no lleva el stock, no es un TPV ni un sistema de pedidos para clientes y no sustituye a tus proveedores. Tampoco envía el pedido al proveedor, eso lo sigue haciendo tu equipo. Pelican se paga por negocio, no por usuario: Solo 19 euros al mes (hasta 3 usuarios), Basic 29 euros al mes (hasta 5 usuarios), Pro 59 euros al mes (usuarios ilimitados). Con pago anual son 15, 24 o 49 euros al mes. Cada plan empieza con 30 días gratis.

Preguntas frecuentes sobre la recepción de mercancías