Приймання товару в ресторані: чек-лист і порядок дій

Що таке приймання товару і чому воно обов'язкове

Приймання товару це перевірка кожної поставки біля службового входу, до того як товар потрапить на склад і до того як хтось підпише накладну. Воно має два завдання. Перше це гроші: ви платите лише за те, що замовили і що справді приїхало. Друге це безпечність харчових продуктів: товар, який надто теплий, зіпсований або неправильно маркований, узагалі не потрапляє на вашу кухню.

В Україні Закон «Про основні принципи та вимоги до безпечності та якості харчових продуктів» зобов'язує операторів ринку впроваджувати процедури на основі принципів HACCP. У Європейському Союзі те саме регулює Регламент (ЄС) № 852/2004 про гігієну харчових продуктів, який у додатку II, розділі IX забороняє приймати сировину, про яку відомо або можна припустити, що вона забруднена чи зіпсована настільки, що й після обробки буде непридатною. Які температури діють для якого товару і як ви це фіксуєте, визначає ваш план HACCP. З питаннями допоможе територіальний орган Держпродспоживслужби.

Чек-лист: що ви перевіряєте при кожній поставці

• Накладна проти замовлення Кожна позиція в замовленій кількості, розмірі та виконанні. Тут виявляються заміни й зайві рядки.
• Кількість і вага Порахуйте ящики та штуки, зважте м'ясо, рибу й сир. Відніміть упаковку, дайте льоду з риби стекти.
• Температура Виміряйте охолоджений і заморожений товар щуповим термометром або між двома упаковками й порівняйте з етикеткою та планом HACCP. Заморожений товар із кристалами льоду чи м'якими місцями розморожувався.
• Терміни Перевірте кінцевий термін споживання й мінімальний термін придатності. Товар, який зберігатиметься коротше, ніж вам потрібно, це привід для претензії, навіть якщо термін ще не минув.
• Упаковка Пошкоджена, розірвана, мокра, без вакууму? Консерви з вм'ятинами на шві або здуті не приймаються.
• Органолептика Запах, колір, консистенція. У риби прозорі очі й червоні зябра, в овочах нічого гнилого в нижньому шарі ящика.
• Маркування Етикетка, номер партії, а для м'яса та яєць обов'язкові відомості. Номер партії потрібен, коли продукт відкликають.
• Транспорт і водій Охолоджений товар приїжджає рефрижератором, окремо від мийних засобів. Якщо щось помітили, це йде в журнал.

Порядок приймання товару у семи кроках

1. Тримайте замовлення під рукою Ще до дзвінка водія ви знаєте, що замовлено: список замовлення, історія замовлень або підтвердження постачальника. Без цього накладну можна лише відмітити, а не перевірити.
2. Порівняйте накладну із замовленням Чи є кожна замовлена позиція в потрібній кількості й виконанні? Чи є заміни, яких ніхто не просив?
3. Спершу охолоджений і заморожений товар Виміряйте температуру, порівняйте з етикеткою та планом HACCP і одразу перенесіть у холодильну камеру чи морозильник. Сухий товар зачекає.
4. Порахуйте й зважте Порахуйте ящики, зважте м'ясо й рибу, перевірте штуки. Для сухого товару достатньо вибіркових перевірок. Дорогий товар зважують повністю.
5. Перевірте терміни, упаковку й етикетки Кінцевий термін споживання і мінімальний термін придатності, пошкоджені або розморожені пакування, відсутні етикетки й номери партій, запах і вигляд.
6. Запишіть розбіжності в накладну Нестача, помилка чи надто висока температура: запишіть у накладну, дайте водію підписати, сфотографуйте. Те, що не можна приймати, одразу повертається в машину.
7. Розкладіть і задокументуйте Розкладіть товар за принципом FIFO, внесіть перевірку в журнал приймання та передайте накладну для звірки рахунку.

Як потім розкласти товар, щоб старіший використовувався першим, пояснює посібник про управління складом у ресторані.

Приклад розрахунку: скільки коштує непомічена розбіжність

Ресторан замовляє 10 kg філе лосося за погодженою ціною 960,00 грн за кг. Приїжджає 9,4 kg, але в накладній і рахунку стоїть 10 kg по 1 020,00 грн за кг. Кухар біля дверей поспішає і рахує тільки ящик, тож ніхто нічого не помічає.

Розбіжність складається з двох помилок. Бракує 0,6 kg, тобто 612,00 грн за ціною з рахунку. До цього вища ціна за кг на поставлену кількість додає 564,00 грн. Разом 1 176,00 грн за одну поставку.

Журнал приймання товару

Що перевірили, те записали. Журнал показує інспекції, що ваш самоконтроль працює, а вам, який постачальник часто привозить надто тепле, менше або занадто близько до кінця терміну. Досить аркуша на планшеті біля службового входу, якщо його заповнюють щодня. Він може виглядати так:

Форма важить менше за звичку: кожна поставка отримує рядок, і та, де все гаразд. Зберігайте журнали й накладні стільки, скільки вимагають ваш план HACCP і правила зберігання бухгалтерських документів.

Коли щось не так: як правильно заявити претензію

Надто теплий, зіпсований або пошкоджений товар ви не приймаєте. Для нестачі досить позначки в накладній, і рахунок тоді має відповідати поставленій кількості. Домовтеся заздалегідь з кожним постачальником, як відбуваються повернення та коригування і хто ваша контактна особа. Як обирати постачальників і фіксувати умови, описано в посібнику про постачальників для ресторанів.

Хто перевіряє і коли

Більшість помилок під час приймання не від недбалості. Поставка припадає на розпал заготовок, а двері відчиняє той, хто не знає, що замовлено. Допомагають три правила:

• Одна відповідальна особа У кожній зміні є одна людина на прийманні, яка бачить замовлення. Хто її підміняє, знає, де термометр, ваги й журнал.
• Вікна поставок Попросіть постачальників привозити товар поза сервісом. Перевірка о 10:00 вдається, о 12:15 рідко.
• Видиме замовлення Той, хто приймає, має бачити замовлення, а не лише той, хто його зробив. Інакше єдиним джерелом стає накладна, а її пише постачальник.

Де Pelican допомагає, а де ні

Приймання працює, лише якщо замовлення зафіксоване. Pelican це застосунок для замовлень професійних кухонь: команда вносить те, що закінчується, голосом або текстом, кожен своєю мовою. Шеф затверджує список, а історія замовлень показує, що, коли, у якого постачальника і хто замовив. Той, хто біля дверей, відкриває замовлення в телефоні й звіряє з ним накладну. Якщо команда під час замовлення вносить ціни, ви бачите й погоджену ціну. Як так контролювати фудкост, пояснює посібник про контроль собівартості продуктів.

Сканер для накладних і рахунків уже в розробці: ви фотографуєте документ, а Pelican перевіряє, чи збігаються кількість і ціна із замовленням. До того часу звіряєте ви. Чим Pelican не є: це не програма HACCP, вона не вимірює й не записує температуру і не замінює ваш журнал приймання. Pelican не веде облік залишків, не є касовою системою чи системою замовлень для гостей і не замінює ваших постачальників. Він також не надсилає замовлення постачальнику, це й далі робить ваша команда. Pelican оплачується за заклад, а не за користувача: Solo 19 євро на місяць (до 3 користувачів), Basic 29 євро на місяць (до 5 користувачів), Pro 59 євро на місяць (без обмеження користувачів). При річній оплаті це 15, 24 або 49 євро на місяць. Кожен тариф починається з 30 безкоштовних днів.

Поширені запитання про приймання товару