Przyjęcie towaru w restauracji: checklista i procedura

Czym jest przyjęcie towaru i dlaczego jest obowiązkowe

Przyjęcie towaru to kontrola każdej dostawy przy wejściu dla dostawców, zanim towar trafi do magazynu i zanim ktoś podpisze WZ. Ma dwa zadania. Pierwsze to pieniądze: płacisz tylko za to, co zamówiłeś i co naprawdę dotarło. Drugie to bezpieczeństwo żywności: towar za ciepły, zepsuty albo źle oznakowany w ogóle nie wchodzi do kuchni.

Prawnie przyjęcie towaru jest częścią twojej samokontroli. Rozporządzenie (WE) nr 852/2004 w sprawie higieny środków spożywczych wymaga od każdego podmiotu procedur opartych na zasadach HACCP (art. 5), a w załączniku II, rozdziale IX zabrania przyjmowania surowców, o których wiadomo lub można przypuszczać, że są zanieczyszczone lub zepsute w takim stopniu, że nawet po przetworzeniu nie nadają się do spożycia. Jakie temperatury obowiązują dla jakiego towaru i jak to dokumentujesz, ustalasz w swoim planie HACCP. W razie pytań pomoże powiatowa stacja sanitarno-epidemiologiczna.

Checklista: co sprawdzasz przy każdej dostawie

• WZ kontra zamówienie Każdy towar w zamówionej ilości, rozmiarze i wersji. Tu wychodzą zamienniki i dodatkowe pozycje.
• Ilość i waga Policz kartony i sztuki, zważ mięso, ryby i sery. Odlicz opakowanie, przy rybach daj spłynąć lodowi.
• Temperatura Zmierz towar chłodzony i mrożony termometrem szpilkowym albo między dwoma opakowaniami i porównaj z etykietą i planem HACCP. Mrożonka z kryształkami lodu lub miękkimi miejscami była rozmrożona.
• Daty Sprawdź termin przydatności do spożycia i datę minimalnej trwałości. Towar, który wytrzyma krócej, niż go potrzebujesz, to powód do reklamacji, nawet jeśli jeszcze nie stracił ważności.
• Opakowania Uszkodzone, rozdarte, mokre, bez próżni? Puszek wgniecionych na zgrzewie lub wybrzuszonych nie przyjmujesz.
• Ocena sensoryczna Zapach, kolor, konsystencja. U ryb jasne oczy i czerwone skrzela, u warzyw nic zgniłego na dnie skrzynki.
• Oznakowanie Etykieta, numer partii, a przy mięsie i jajach wymagane informacje. Numer partii jest potrzebny, gdy produkt zostanie wycofany.
• Pojazd i kierowca Towar chłodzony przyjeżdża autem chłodnią, oddzielnie od środków czystości. Jeśli coś cię niepokoi, wpisz to do rejestru.

Procedura przyjęcia towaru w siedmiu krokach

1. Miej zamówienie pod ręką Zanim kierowca zadzwoni, wiesz, co zamówiono: lista zamówień, historia zamówień albo potwierdzenie dostawcy. Bez tego możesz tylko odhaczyć WZ, a nie ją sprawdzić.
2. Porównaj WZ z zamówieniem Czy jest każdy zamówiony towar, w zamówionej ilości i wersji? Czy są zamienniki, o które nikt nie prosił?
3. Najpierw towar chłodzony i mrożony Zmierz temperaturę, porównaj z etykietą i planem HACCP i od razu wstaw do chłodni lub zamrażarki. Towar suchy może poczekać.
4. Policz i zważ Policz kartony, zważ mięso i ryby, sprawdź sztuki. Przy towarze suchym wystarczą próby wyrywkowe. Drogi towar ważysz w całości.
5. Sprawdź daty, opakowania i etykiety Termin przydatności do spożycia i data minimalnej trwałości, uszkodzone lub rozmrożone opakowania, brak etykiet i numerów partii, zapach i wygląd.
6. Zapisz niezgodności na WZ Brak, pomyłka, za wysoka temperatura: wpisz na WZ, daj do podpisu kierowcy, zrób zdjęcie. Tego, czego nie wolno przyjąć, kierowca od razu zabiera.
7. Rozłóż i udokumentuj Rozłóż towar według FIFO, wpisz kontrolę do rejestru przyjęć i przekaż WZ do sprawdzenia faktury.

Jak potem rozłożyć towar, żeby starsze schodziło pierwsze, wyjaśnia poradnik o gospodarce magazynowej w restauracji.

Przykład: ile kosztuje przeoczona różnica

Restauracja zamawia 10 kg filetu z łososia po uzgodnionej cenie 96,00 zł za kg. Przyjeżdża 9,4 kg, ale na WZ i fakturze jest 10 kg po 102,00 zł za kg. Kucharz przy drzwiach się spieszy i liczy tylko karton, więc nikt nic nie zauważa.

Różnica bierze się z dwóch błędów. Brakuje 0,6 kg, czyli 61,20 zł według ceny z faktury. Do tego wyższa cena za kg od dostarczonej ilości daje 56,40 zł. Razem 117,60 zł przy jednej dostawie.

Rejestr przyjęcia towaru

To, co sprawdzasz, zapisujesz. Rejestr pokazuje sanepidowi, że twoja samokontrola działa, a tobie, który dostawca regularnie dowozi za ciepło, za mało albo tuż przed końcem terminu. Wystarczy kartka na podkładce przy wejściu dla dostawców, jeśli jest wypełniana codziennie. Może wyglądać tak:

Mniej liczy się forma, bardziej nawyk: każda dostawa dostaje wiersz, także ta, przy której wszystko się zgadza. Przechowuj rejestry i WZ tak długo, jak wymaga twój plan HACCP i przepisy o przechowywaniu dokumentów księgowych.

Gdy coś się nie zgadza: jak reklamować

Towaru za ciepłego, zepsutego lub uszkodzonego nie przyjmujesz. Przy brakach wystarczy adnotacja na WZ, a faktura musi potem odpowiadać dostarczonej ilości. Ustal wcześniej z każdym dostawcą, jak działają zwroty i korekty i kto jest twoją osobą kontaktową. Jak wybierać dostawców i spisywać warunki, opisuje poradnik o dostawcach dla gastronomii.

Kto sprawdza i kiedy

Większość błędów przy przyjęciu towaru nie wynika z niedbałości. Dostawa wpada w środek przygotowań, a drzwi otwiera ktoś, kto nie wie, co zamówiono. Pomagają trzy zasady:

• Jedna osoba odpowiedzialna Na każdej zmianie jest jedna osoba od przyjęć, która widzi zamówienie. Kto ją zastępuje, wie, gdzie są termometr, waga i rejestr.
• Okna dostaw Poproś dostawców o dostawy poza serwisem. Kontrola o 10:00 się udaje, o 12:15 rzadko.
• Widoczne zamówienie Osoba przyjmująca musi widzieć zamówienie, nie tylko ta, która je złożyła. Inaczej jedynym źródłem jest WZ, a wystawia ją dostawca.

Gdzie Pelican pomaga, a gdzie nie

Przyjęcie towaru działa tylko wtedy, gdy zamówienie jest zapisane. Pelican to aplikacja do zamówień dla kuchni profesjonalnych: zespół wpisuje, czego brakuje, głosem albo pisząc, każdy w swoim języku. Szef kuchni zatwierdza listę, a historia zamówień pokazuje, co, kiedy, u którego dostawcy i przez kogo zostało zamówione. Osoba przy drzwiach otwiera zamówienie w telefonie i porównuje z nim WZ. Jeśli zespół wpisuje ceny przy zamawianiu, widzisz też uzgodnioną cenę. Jak dzięki temu panować nad food costem, wyjaśnia poradnik o kontroli kosztów surowca.

W przygotowaniu jest skaner dokumentów WZ i faktur: robisz zdjęcie, a Pelican sprawdza, czy ilość i cena zgadzają się z zamówieniem. Do tego czasu porównujesz sam. Czym Pelican nie jest: nie jest oprogramowaniem HACCP, nie mierzy ani nie zapisuje temperatur i nie zastępuje twojego rejestru przyjęć. Pelican nie prowadzi stanów magazynowych, nie jest systemem kasowym ani systemem zamówień dla gości i nie zastępuje twoich dostawców. Nie wysyła też zamówienia do dostawcy, to nadal robi twój zespół. Pelican rozlicza się za lokal, nie za użytkownika: Solo 19 euro miesięcznie (do 3 użytkowników), Basic 29 euro miesięcznie (do 5 użytkowników), Pro 59 euro miesięcznie (bez limitu użytkowników). Przy płatności rocznej to 15, 24 lub 49 euro miesięcznie. Każdy plan zaczyna się od 30 dni za darmo.

Najczęstsze pytania o przyjęcie towaru