Stock minimum en cuisine : comment calculer le par stock

Ce qu’est le par stock, et ce qu’il n’est pas

Le par est le niveau normal d’un produit dans votre cuisine. Pensez à la feuille sur la porte de la chambre froide : tomates grappe 3 caisses, crème 2 caisses, farine 60 kg. Le jour de la commande, vous comptez ce qu’il y a en rayon, vous le soustrayez du par et vous commandez la différence. Personne n’a à deviner, et le résultat est le même que ce soit le chef ou le dernier commis arrivé qui compte.

Trois choses sont souvent confondues avec le par :

• Le par n’est pas l’inventaire Le comptage vous dit ce que vous avez. Le par vous dit ce que vous devriez avoir. Il faut les deux, mais seul le par transforme un comptage en commande.
• Le par n’est pas le stock d’alerte Le stock d’alerte (ou point de commande) est le seuil bas qui dit « il faut commander ». Le par est le niveau jusqu’auquel vous remplissez. Les cuisines avec des jours de livraison fixes travaillent presque toujours avec le par, puisqu’elles commandent de toute façon à jours fixes.
• Le par n’est pas une liste de souhaits Un par trop élevé immobilise de l’argent et remplit la poubelle de produits abîmés. Le but est de tenir jusqu’à la prochaine livraison avec une petite marge, pas d’avoir une réserve pleine.

Le par figure sur votre liste de commande, la liste fixe de tout ce que vous achetez à chaque fournisseur. La liste dit ce que vous achetez et dans quelle unité. Le par dit combien il vous en faut.

La formule du par stock

Chaque élément a son rôle :

• La consommation par jour Est la quantité moyenne utilisée un jour d’ouverture. Consommation hebdomadaire divisée par les jours d’ouverture. Prenez des chiffres réels des deux à quatre dernières semaines, pas une impression.
• Les jours jusqu’à la prochaine livraison Indiquent combien de temps la prochaine livraison doit tenir. Légumes chaque matin : 1. Épicerie le jeudi seulement, ouvert six jours : 6.
• Le délai Est le nombre de jours d’ouverture entre votre comptage et le moment où la marchandise est en cuisine. Si vous comptez après le dîner et que le camion arrive avant le déjeuner, c’est 0. Si le représentant prend la commande le lundi et livre le jeudi, c’est 3, et ces trois jours vous cuisinez avec ce qu’il y a en rayon maintenant.
• Le stock de sécurité Couvre le samedi chargé, le camion en retard et le produit livré en quantité réduite. Un bon point de départ : un jour de consommation en plus pour ce qui est livré une fois par semaine et une fraction de jour pour ce qui est livré chaque jour. On ajuste au bout de deux semaines.

Pourquoi vous trouvez deux formules différentes en ligne

Si vous cherchez comment calculer un stock minimum, vous verrez deux versions. L’une est la consommation par période de livraison plus le stock de sécurité. L’autre est la consommation par jour multipliée par le délai plus le stock de sécurité. Les deux sont des cas particuliers de la formule ci-dessus :

• Consommation par période de livraison Est juste si vous comptez le jour de la livraison ou si la commande arrive avant le service suivant. Le délai est alors presque nul.
• Consommation multipliée par le délai Est juste si vous pouvez commander n’importe quel jour et que la marchandise met du temps à arriver. Le rythme des livraisons compte alors peu.

La plupart des cuisines ont les deux à la fois : des jours de livraison fixes et un écart entre commande et livraison. Oubliez l’un des deux et vous manquerez chaque semaine au même endroit. Le calculateur ci-dessus affiche les deux chiffres : le par jusqu’auquel vous remplissez au moment du comptage, et ce qui devrait être en rayon juste après la livraison.

Trois exemples de calcul

Les chiffres ci-dessous sont des exemples pour montrer le calcul. Pour votre cuisine, seule votre propre consommation compte.

Tomates grappe, livrées chaque matin

Un bistrot ouvert six jours utilise environ 48 kg de tomates grappe par semaine, soit 8 kg par jour. Le fournisseur de légumes livre chaque matin et la commande part après le service du soir. Jours jusqu’à la prochaine livraison : 1. Délai : 0, car les tomates arrivent avant le déjeuner. Stock de sécurité : une demi-journée, soit 4 kg, pour le samedi où la salade part deux fois plus vite.

Par = 8 × (1 + 0) + 4 = 12 kg. Mardi après le dîner, il reste 5 kg. Commandez 7 kg, ou une caisse si le fournisseur ne vend qu’à la caisse.

Farine, livrée une fois par semaine

Le même bistrot fait son pain et utilise 36 kg de farine par semaine, soit 6 kg par jour d’ouverture. L’épicerie arrive une fois par semaine, le jeudi, et le représentant prend la commande le lundi. Jours jusqu’à la prochaine livraison : 6. Délai : 3 (lundi, mardi et mercredi, on cuisine avec le stock actuel). Stock de sécurité : un jour, 6 kg.

Par = 6 × (6 + 3) + 6 = 60 kg. Lundi, vous comptez 22 kg et commandez 38 kg. D’ici jeudi, vous avez utilisé 18 kg, il reste donc 4 kg quand les 38 kg arrivent. Cela fait 42 kg en rayon, assez pour six jours plus la marge.

Maintenant la même semaine avec la formule courte, consommation hebdomadaire plus marge : par 42 kg, commande de 20 kg le lundi. Jeudi, vous avez 4 kg plus 20 kg, soit 24 kg pour six jours de pain. La farine est épuisée le lundi, trois jours avant la livraison suivante. C’est l’erreur classique, et c’est pourquoi le délai fait partie de la formule.

Crème, vendue à la caisse

La pâtisserie et le chaud utilisent ensemble environ 9 litres de crème par jour. La laiterie livre trois fois par semaine, un jour d’ouverture sur deux, sur commande la veille après-midi. Jours jusqu’à la prochaine livraison : 2. Délai : 1 (le service du soir après la commande tourne encore sur le stock actuel). Stock de sécurité : 15 pour cent.

Par = 9 × (2 + 1) = 27 litres, plus 15 pour cent font environ 31 litres. Vous comptez 11 litres et il vous en faut 20. La crème arrive en caisses de 6 litres, vous commandez donc 4 caisses, 24 litres. Arrondir au conditionnement est normal. Arrondir d’une caisse entière à chaque commande, c’est la façon dont une chambre froide se remplit de crème qui périme avant d’être utilisée. Vérifiez donc la date de ce qui reste.

Fixer le par stock en cinq étapes

1. Choisissez les produits clés. Pas les 400 lignes. Commencez par les 20 à 30 produits qui tournent chaque jour et sans lesquels le service s’arrêterait : les protéines de la carte, produits laitiers, œufs, farine, huile, les légumes de vos plats phares. Le reste reste sur la liste de commande habituelle.
2. Trouvez la consommation réelle. Prenez deux à quatre semaines de factures fournisseurs, votre historique de commandes ou deux comptages avec les livraisons entre les deux. Divisez le total par le nombre de jours d’ouverture. Une semaine est trop courte, car un grand banquet fausse tout.
3. Notez jours de livraison et délais. Pour chaque fournisseur : quels jours il livre, l’heure limite de commande et combien de jours d’ouverture séparent commande et livraison. En général, cela n’existe que dans la tête de quelqu’un. Écrivez-le.
4. Calculez et arrondissez. Avec la formule ou le calculateur ci-dessus. Arrondissez au conditionnement, puis vérifiez deux limites : la durée de conservation (un par de trois jours d’herbes n’a pas de sens si les herbes tiennent deux jours) et la place (un par qui ne rentre pas en chambre froide n’est pas un par).
5. Revoyez après deux semaines. À chaque livraison, regardez ce qui restait avant l’arrivée du camion. Si c’est souvent bien au-dessus du stock de sécurité, baissez le par. Si vous avez manqué, augmentez-le. Revoyez ensuite à chaque changement de carte et au début de chaque saison.

Votre fiche de stock

La fiche de stock est la version de travail de tout cela : une ligne par produit clé, dans l’ordre où vous parcourez la réserve, avec le par déjà inscrit. Le jour de la commande, vous ne remplissez que deux colonnes.

Trois habitudes font fonctionner la fiche :

• Le même ordre que les rayonnages Si la fiche met les produits laitiers en haut alors qu’ils sont au fond de la chambre froide, le comptage prend deux fois plus de temps et des produits sont oubliés.
• Une seule unité par ligne, toujours la même Si le par est en kilos et que quelqu’un compte en caisses, la commande est fausse. Écrivez l’unité sur la fiche et sur l’étiquette du rayon.
• Une fiche par fournisseur Ou au moins un bloc par fournisseur, pour terminer une commande avant de commencer la suivante.

Si vous voulez un fichier prêt, le modèle de bon de commande gratuit en Excel et PDF est un bon point de départ : ajoutez une colonne par à côté de la quantité. Pour le comptage lui-même, le guide de l’inventaire en restaurant propose une feuille de comptage et le déroulé du jour d’inventaire.

Week-ends, événements et saisons

Un par par produit est un bon début. Certains produits en demandent plus d’un :

• Par du week-end Si le vendredi et le samedi consomment bien plus qu’un jour de semaine, gardez un second par, plus élevé, pour les produits qui varient le plus. Utilisez-le pour la commande qui doit tenir tout le week-end.
• Événements Un mariage de 120 personnes n’est pas un samedi chargé. Commandez l’événement en plus du par, d’après la fiche du banquet, et n’augmentez pas le par pour cela.
• Saisons et changements de carte Saison des asperges, terrasse d’été, nouveau dessert : chaque changement de ce que vous vendez change la consommation. Recalculez les produits concernés la semaine du changement de carte, pas quand la première rupture arrive.

Erreurs fréquentes avec le par stock

• Fixé une fois, jamais revu Le par juste pour la carte de l’hiver dernier est faux cet été. Un par a besoin d’une date et d’une révision.
• Par au jugé « On commande toujours trois caisses » est une habitude, pas un par. Deux semaines de vrais chiffres battent des années d’habitude.
• Oublier le délai Voir l’exemple de la farine : le par couvre la période de livraison mais pas les jours jusqu’à l’arrivée de la marchandise.
• Par trop élevé sur les périssables Poisson, herbes et fruits rouges demandent des pars serrés et des livraisons fréquentes. Chaque kilo en trop est une perte annoncée.
• Des pars que personne ne voit Un par dans la tête du chef ou sur l’ordinateur du bureau n’aide pas le cuisinier qui compte à 22 heures. Il doit être sur la fiche et à côté du rayon.

Pour voir comment le par s’intègre au rangement, au FIFO et au cycle de commande, consultez le guide sur la gestion des stocks en restaurant.

Où Pelican aide, et où il n’aide pas

Disons-le d’emblée : Pelican ne calcule pas le par stock et ne tient pas les stocks. Ce n’est pas un logiciel de gestion des stocks avec entrées et sorties, ni une caisse, ni un système de commande pour les clients, et il ne remplace ni votre fournisseur ni la discussion sur les prix avec le représentant. Si vous voulez un logiciel qui enregistre chaque sortie, il vous faut un logiciel de gestion des stocks.

Pelican prend en charge l’étape juste après la fiche de stock. Celui qui compte dicte au téléphone ce qui manque, par exemple « sept kilos de tomates grappe, quatre caisses de crème ». Toute l’équipe écrit sur la même liste, à la voix ou au clavier, en italien, en allemand ou en anglais. Pelican reconnaît le produit, fusionne les doublons et trie la liste par catégorie. Le chef la vérifie et la valide avant la visite du représentant ou avant son envoi en PDF ou par WhatsApp.

L’historique des commandes qui se constitue au passage sert aussi pour le par : il montre ce qui a été commandé, quand, chez quel fournisseur et par qui. Commandé ne veut pas dire consommé, comparez donc avec un comptage, mais sur quelques semaines c’est une première estimation rapide de la consommation par produit.

Pelican est facturé par établissement, pas par utilisateur : Solo 19 euros par mois (jusqu’à 3 utilisateurs), Basic 29 euros par mois (jusqu’à 5 utilisateurs), Pro 59 euros par mois (utilisateurs illimités). En paiement annuel, c’est 15, 24 ou 49 euros par mois. Chaque formule commence par 30 jours gratuits.

Questions fréquentes sur le par stock