Zapas minimalny w kuchni: jak obliczyć par level

Czym jest par level, a czym nie jest

Par to normalny poziom produktu w Twojej kuchni. Pomyśl o kartce na drzwiach chłodni: pomidory na gałązce 3 skrzynki, śmietanka 2 skrzynki, mąka 60 kg. W dniu zamówienia liczysz, co stoi na półce, odejmujesz to od par i zamawiasz różnicę. Nikt nie musi zgadywać, a wynik jest ten sam, czy liczy szef kuchni, czy najnowszy pomocnik.

Trzy rzeczy często myli się z par:

• Par to nie inwentaryzacja Liczenie mówi Ci, co masz. Par mówi Ci, co powinieneś mieć. Potrzebujesz obu, ale dopiero par zamienia liczenie w zamówienie.
• Par to nie punkt ponownego zamówienia Punkt zamówienia to dolna granica, która mówi „zamów teraz”. Par to poziom, do którego uzupełniasz. Kuchnie ze stałymi dniami dostaw prawie zawsze pracują z par, bo i tak zamawiają w ustalone dni.
• Par to nie lista życzeń Za wysoki par zamraża pieniądze i zapełnia kosz zepsutym towarem. Celem jest dotrwać do następnej dostawy z małym zapasem, a nie mieć pełny magazyn.

Par trafia na Twoją listę zamówień, stałą listę wszystkiego, co kupujesz u każdego dostawcy. Lista mówi, co kupujesz i w jakiej jednostce. Par mówi, ile tego potrzebujesz.

Wzór na par level

Każdy element ma swoje zadanie:

• Dzienne zużycie To średnia ilość zużywana w dniu otwarcia. Zużycie tygodniowe podzielone przez dni otwarcia. Bierz prawdziwe liczby z ostatnich dwóch do czterech tygodni, a nie wyczucie.
• Dni do następnej dostawy Mówią, jak długo musi wystarczyć następna dostawa. Warzywa co rano: 1. Produkty suche tylko w czwartki, otwarte sześć dni: 6.
• Czas realizacji To liczba dni otwarcia między Twoim liczeniem a chwilą, gdy towar jest w kuchni. Jeśli liczysz po kolacji, a auto przyjeżdża przed obiadem, to 0. Jeśli przedstawiciel przyjmuje zamówienie w poniedziałek, a dostarcza w czwartek, to 3, i przez te trzy dni gotujesz z tego, co jest teraz na półce.
• Zapas bezpieczeństwa Pokrywa pełną sobotę, spóźnioną dostawę i produkt, którego przyjedzie za mało. Prosty start to jeden dodatkowy dzień zużycia dla towaru dostarczanego raz w tygodniu i część dnia dla towaru dostarczanego codziennie. Po dwóch tygodniach skoryguj.

Dlaczego w internecie są dwa różne wzory

Kto szuka, jak obliczyć zapas minimalny, znajdzie dwie wersje. Jedna to zużycie na okres dostawy plus zapas bezpieczeństwa. Druga to dzienne zużycie razy czas realizacji plus zapas bezpieczeństwa. Obie są szczególnymi przypadkami wzoru powyżej:

• Zużycie na okres dostawy Jest dobre, gdy liczysz w dniu dostawy albo gdy zamówienie przychodzi przed następnym serwisem. Czas realizacji jest wtedy prawie zerowy.
• Zużycie razy czas realizacji Jest dobre, gdy możesz zamawiać każdego dnia, a towar długo jedzie. Rytm dostaw ma wtedy niewielkie znaczenie.

Większość kuchni ma oba naraz: stałe dni dostaw i przerwę między zamówieniem a dostawą. Pomiń jedno z nich, a co tydzień zabraknie Ci w tym samym miejscu. Kalkulator powyżej pokazuje obie liczby: par, do którego uzupełniasz w chwili liczenia, i to, co powinno stać na półce zaraz po dostawie.

Trzy przykłady obliczeń

Liczby poniżej to przykłady pokazujące rachunek. Dla Twojej kuchni liczy się tylko Twoje własne zużycie.

Pomidory na gałązce, dostawa co rano

Bistro otwarte sześć dni zużywa około 48 kg pomidorów na gałązce tygodniowo, czyli 8 kg dziennie. Dostawca warzyw przyjeżdża co rano, zamówienie idzie po kolacji. Dni do następnej dostawy: 1. Czas realizacji: 0, bo pomidory są przed obiadem. Zapas bezpieczeństwa: pół dnia, czyli 4 kg, na sobotę, gdy sałatka schodzi dwa razy szybciej.

Par = 8 × (1 + 0) + 4 = 12 kg. We wtorek po kolacji zostało 5 kg. Zamów 7 kg albo jedną skrzynkę, jeśli dostawca sprzedaje tylko na skrzynki.

Mąka, dostawa raz w tygodniu

To samo bistro piecze własny chleb i zużywa 36 kg mąki tygodniowo, czyli 6 kg na dzień otwarcia. Produkty suche przychodzą raz w tygodniu, w czwartek, a przedstawiciel przyjmuje zamówienie w poniedziałek. Dni do następnej dostawy: 6. Czas realizacji: 3 (w poniedziałek, wtorek i środę gotujesz z obecnego zapasu). Zapas bezpieczeństwa: jeden dzień, 6 kg.

Par = 6 × (6 + 3) + 6 = 60 kg. W poniedziałek liczysz 22 kg i zamawiasz 38 kg. Do czwartku zużyłeś 18 kg, więc gdy przychodzi 38 kg, zostały 4 kg. Na półce jest 42 kg, wystarczy na sześć dni plus zapas.

Teraz ten sam tydzień z krótkim wzorem, zużycie tygodniowe plus zapas: par 42 kg, zamówienie 20 kg w poniedziałek. W czwartek masz 4 kg plus 20 kg, czyli 24 kg na sześć dni pieczenia. Mąka kończy się w poniedziałek, trzy dni przed następną dostawą. To klasyczny błąd i dlatego czas realizacji należy do wzoru.

Śmietanka, tylko na skrzynki

Cukiernia i linia zużywają razem około 9 litrów śmietanki dziennie. Mleczarnia dostarcza trzy razy w tygodniu, co drugi dzień otwarcia, na zamówienie złożone poprzedniego popołudnia. Dni do następnej dostawy: 2. Czas realizacji: 1 (kolacja po zamówieniu idzie jeszcze z obecnego zapasu). Zapas bezpieczeństwa: 15 procent.

Par = 9 × (2 + 1) = 27 litrów, plus 15 procent daje około 31 litrów. Liczysz 11 litrów i potrzebujesz 20. Śmietanka przychodzi w skrzynkach po 6 litrów, więc zamawiasz 4 skrzynki, 24 litry. Zaokrąglanie do pełnych opakowań jest w porządku. Zaokrąglanie o całą skrzynkę przy każdym zamówieniu to sposób, w jaki chłodnia zapełnia się śmietanką, która traci datę przed użyciem, więc sprawdź datę tego, co zostało.

Ustalanie par level w pięciu krokach

1. Wybierz kluczowe produkty. Nie wszystkie 400 pozycji. Zacznij od 20 do 30 produktów, które schodzą codziennie i bez których serwis by stanął: mięso i ryby z karty, nabiał, jajka, mąka, olej, warzywa do najlepiej sprzedających się dań. Reszta zostaje na zwykłej liście zamówień.
2. Ustal prawdziwe zużycie. Weź dwa do czterech tygodni faktur od dostawców, historię zamówień albo dwa liczenia z dostawami pomiędzy. Podziel sumę przez liczbę dni otwarcia. Tydzień to za mało, bo jedno duże przyjęcie wszystko zaburza.
3. Zapisz dni dostaw i czasy realizacji. Dla każdego dostawcy: w które dni dostarcza, do kiedy trzeba zamówić i ile dni otwarcia mija między zamówieniem a dostawą. Zwykle siedzi to tylko w czyjejś głowie. Zapisz to.
4. Policz i zaokrąglij. Wzorem albo kalkulatorem powyżej. Zaokrąglij do pełnych opakowań i sprawdź dwie granice: trwałość (par na trzy dni ziół nie ma sensu, jeśli zioła wytrzymują dwa) i miejsce (par, który nie mieści się w chłodni, nie jest parem).
5. Sprawdź po dwóch tygodniach. W każdym dniu dostawy zobacz, co zostało przed przyjazdem auta. Jeśli regularnie jest to dużo ponad zapas bezpieczeństwa, obniż par. Jeśli czegoś zabrakło, podnieś go. Potem sprawdzaj przy każdej zmianie karty i na początku każdego sezonu.

Twój arkusz zapasów

Arkusz zapasów to robocza wersja tego wszystkiego: jeden wiersz na kluczowy produkt, w kolejności, w jakiej chodzisz po magazynie, z wpisanym już parem. W dniu zamówienia wypełniasz tylko dwie kolumny.

Trzy nawyki sprawiają, że arkusz działa:

• Ta sama kolejność co regały Jeśli arkusz ma nabiał na górze, a w chłodni stoi on z tyłu, liczenie trwa dwa razy dłużej i produkty są pomijane.
• Jedna jednostka na wiersz, zawsze ta sama Jeśli par jest w kilogramach, a ktoś liczy w skrzynkach, zamówienie będzie złe. Zapisz jednostkę na arkuszu i na etykiecie półki.
• Osobny arkusz na dostawcę Albo przynajmniej jeden blok na dostawcę, żeby skończyć jedno zamówienie przed rozpoczęciem następnego.

Jeśli chcesz gotowy plik, darmowy szablon listy zamówień w Excelu i PDF to dobry początek: dodaj kolumnę na par obok ilości. Do samego liczenia poradnik o inwentaryzacji w gastronomii ma arkusz liczenia i przebieg dnia inwentaryzacji.

Weekendy, imprezy i sezony

Jeden par na produkt to dobry początek. Niektóre produkty potrzebują więcej niż jednego:

• Par weekendowy Jeśli piątek i sobota zużywają dużo więcej niż dzień powszedni, trzymaj drugi, wyższy par dla produktów, które najbardziej się wahają. Używaj go w zamówieniu, które musi przetrwać weekend.
• Imprezy Wesele na 120 osób to nie pełna sobota. Zamów imprezę dodatkowo do par, według zlecenia bankietowego, i nie podnoś z jej powodu par.
• Sezony i zmiany karty Sezon szparagowy, letni ogródek, nowy deser: każda zmiana w tym, co sprzedajesz, zmienia zużycie. Przelicz dotknięte produkty w tygodniu zmiany karty, a nie dopiero przy pierwszym braku.

Typowe błędy przy zapasie minimalnym

• Ustalony raz i nigdy nieruszany Par dobry dla zeszłorocznej zimowej karty jest zły tego lata. Każdy par potrzebuje daty i przeglądu.
• Par na oko „Zawsze zamawiamy trzy skrzynki” to nawyk, a nie par. Dwa tygodnie prawdziwych liczb wygrywają z latami nawyku.
• Zapomniany czas realizacji Zobacz przykład z mąką: par pokrywa okres dostawy, ale nie dni do jej przyjazdu.
• Za wysoki par dla produktów szybko psujących się Ryby, zioła i owoce jagodowe potrzebują ciasnego par i częstych dostaw. Każdy dodatkowy kilogram to zapowiedziana strata.
• Pary, których nikt nie widzi Par w głowie szefa kuchni albo na komputerze w biurze nie pomoże kucharzowi, który liczy o dziesiątej wieczorem. Musi być na arkuszu i przy półce.

Jak par łączy się z magazynowaniem, FIFO i rytmem zamówień, opisuje poradnik o gospodarce magazynowej w gastronomii.

Gdzie Pelican pomaga, a gdzie nie

Od razu jasno: Pelican nie liczy par level i nie prowadzi stanów magazynowych. Nie jest programem magazynowym z przyjęciami i wydaniami, nie jest systemem POS ani systemem zamówień dla gości i nie zastępuje Twojego dostawcy ani rozmowy o cenach z przedstawicielem. Jeśli chcesz oprogramowania, które księguje każde wydanie, potrzebujesz programu magazynowego.

Pelican przejmuje krok zaraz po arkuszu zapasów. Kto liczy, mówi do telefonu, czego brakuje, na przykład „siedem kilo pomidorów na gałązce, cztery skrzynki śmietanki”. Cały zespół pisze na tę samą listę, głosem albo pisząc, po włosku, niemiecku albo angielsku. Pelican rozpoznaje produkt, łączy duplikaty i sortuje listę według kategorii. Szef kuchni sprawdza ją i zatwierdza przed wizytą przedstawiciela albo zanim wyjdzie jako PDF lub przez WhatsApp.

Historia zamówień, która przy tym powstaje, pomaga też przy par: pokazuje, co zamówiono, kiedy, u którego dostawcy i kto. Zamówione to nie to samo co zużyte, więc porównaj ją z liczeniem, ale po kilku tygodniach daje szybki pierwszy szacunek zużycia na produkt.

Pelican rozlicza się za lokal, nie za użytkownika: Solo 19 euro miesięcznie (do 3 użytkowników), Basic 29 euro miesięcznie (do 5 użytkowników), Pro 59 euro miesięcznie (bez limitu użytkowników). Przy płatności rocznej to 15, 24 lub 49 euro miesięcznie. Każdy plan zaczyna się od 30 dni za darmo.

Najczęstsze pytania o zapas minimalny