Par stock: cómo calcular el stock mínimo de tu cocina

Qué es el par stock, y qué no es

El par es el nivel normal de un producto en tu cocina. Piensa en la hoja de la puerta de la cámara: tomates en rama 3 cajas, nata 2 cajas, harina 60 kg. El día del pedido cuentas lo que hay en la estantería, lo restas del par y pides la diferencia. Nadie tiene que adivinar, y el resultado es el mismo cuente el jefe de cocina o el último ayudante que ha llegado.

Tres cosas se confunden a menudo con el par:

• El par no es el inventario El recuento te dice lo que tienes. El par te dice lo que deberías tener. Necesitas los dos, pero solo el par convierte un recuento en un pedido.
• El par no es el punto de pedido El punto de pedido es la marca baja que dice “pide ya”. El par es el nivel hasta el que repones. Las cocinas con días de reparto fijos trabajan casi siempre con el par, porque piden en días fijos de todos modos.
• El par no es una lista de deseos Un par demasiado alto inmoviliza dinero y llena el cubo de producto estropeado. El objetivo es llegar al siguiente reparto con un pequeño margen, no tener el almacén lleno.

El par va en tu lista de pedidos, la lista fija de todo lo que compras a cada proveedor. La lista dice qué compras y en qué unidad. El par dice cuánto necesitas.

La fórmula del par stock

Cada parte tiene su función:

• Consumo diario Es la cantidad media que gastas en un día de apertura. Consumo semanal dividido entre los días de apertura. Usa cifras reales de las últimas dos a cuatro semanas, no una sensación.
• Días hasta el siguiente reparto Indica cuánto tiene que durar el próximo reparto. Verdura cada mañana: 1. Seco solo los jueves, abierto seis días: 6.
• Plazo de entrega Son los días de apertura entre tu recuento y el momento en que la mercancía está en la cocina. Si cuentas después de la cena y el camión llega antes de la comida, es 0. Si el comercial toma el pedido el lunes y entrega el jueves, es 3, y esos tres días cocinas con lo que hay ahora en la estantería.
• Stock de seguridad Cubre el sábado lleno, el camión que llega tarde y el producto que viene corto. Un buen comienzo es un día más de consumo para lo que llega una vez por semana y una fracción de día para lo que llega cada día. A las dos semanas se ajusta.

Por qué en internet encuentras dos fórmulas distintas

Si buscas cómo calcular el par stock verás dos versiones. Una es el consumo por periodo de reparto más el stock de seguridad. La otra es el consumo diario por el plazo de entrega más el stock de seguridad. Las dos son casos particulares de la fórmula de arriba:

• Consumo por periodo de reparto Es correcta si cuentas el día del reparto o si el pedido llega antes del siguiente servicio. El plazo de entrega es entonces casi cero.
• Consumo por plazo de entrega Es correcta si puedes pedir cualquier día y la mercancía tarda en llegar. El ritmo de repartos importa entonces poco.

La mayoría de las cocinas tiene las dos cosas a la vez: días de reparto fijos y un hueco entre pedido y entrega. Si dejas fuera una de las dos, te quedas corto cada semana en el mismo punto. La calculadora de arriba muestra las dos cifras: el par hasta el que repones cuando cuentas y lo que debería haber en la estantería justo después del reparto.

Tres ejemplos de cálculo

Las cifras de abajo son ejemplos para enseñar el cálculo. Para tu cocina solo cuenta tu propio consumo.

Tomates en rama, reparto cada mañana

Un bistró que abre seis días gasta unos 48 kg de tomates en rama a la semana, es decir 8 kg al día. El proveedor de verdura reparte cada mañana y el pedido sale después del servicio de cena. Días hasta el siguiente reparto: 1. Plazo de entrega: 0, porque los tomates llegan antes de la comida. Stock de seguridad: medio día, 4 kg, para el sábado en que la ensalada sale el doble.

Par = 8 × (1 + 0) + 4 = 12 kg. El martes después de la cena quedan 5 kg. Pide 7 kg, o una caja si el proveedor solo vende por cajas.

Harina, reparto una vez por semana

El mismo bistró hace su propio pan y gasta 36 kg de harina a la semana, 6 kg por día de apertura. El seco llega una vez por semana, el jueves, y el comercial toma el pedido el lunes. Días hasta el siguiente reparto: 6. Plazo de entrega: 3 (lunes, martes y miércoles se cocina con el stock actual). Stock de seguridad: un día, 6 kg.

Par = 6 × (6 + 3) + 6 = 60 kg. El lunes cuentas 22 kg y pides 38 kg. Hasta el jueves has gastado 18 kg, así que quedan 4 kg cuando llegan los 38 kg. Son 42 kg en la estantería, suficiente para seis días más el margen.

Ahora la misma semana con la fórmula corta, consumo semanal más margen: par 42 kg, pedido de 20 kg el lunes. El jueves tienes 4 kg más 20 kg, 24 kg para seis días de pan. La harina se acaba el lunes, tres días antes del siguiente reparto. Es el error clásico, y por eso el plazo de entrega va en la fórmula.

Nata, solo por cajas

Pastelería y línea gastan juntas unos 9 litros de nata al día. La central lechera reparte tres veces por semana, un día de apertura sí y otro no, con pedido la tarde anterior. Días hasta el siguiente reparto: 2. Plazo de entrega: 1 (el servicio de cena después del pedido aún va con el stock actual). Stock de seguridad: 15 por ciento.

Par = 9 × (2 + 1) = 27 litros, más el 15 por ciento son unos 31 litros. Cuentas 11 litros y necesitas 20. La nata viene en cajas de 6 litros, así que pides 4 cajas, 24 litros. Redondear a envases completos está bien. Redondear una caja entera de más en cada pedido es como la cámara se llena de nata que caduca antes de usarse, así que revisa la fecha de lo que queda.

Fijar el par stock en cinco pasos

1. Elige los productos clave. No las 400 líneas. Empieza por los 20 o 30 productos que salen cada día y sin los que el servicio se pararía: las proteínas de la carta, lácteos, huevos, harina, aceite, la verdura de tus platos más vendidos. Lo demás se queda en la lista de pedidos normal.
2. Saca el consumo real. Toma dos a cuatro semanas de facturas de proveedores, tu historial de pedidos o dos recuentos con los repartos entre medias. Divide el total entre los días de apertura. Una semana es poco, porque una celebración grande lo distorsiona todo.
3. Apunta días de reparto y plazos. Para cada proveedor: qué días reparte, hasta cuándo se pide y cuántos días de apertura pasan entre pedido y entrega. Normalmente esto está en la cabeza de alguien. Ponlo por escrito.
4. Calcula y redondea. Con la fórmula o con la calculadora de arriba. Redondea a envases completos y comprueba dos límites: la caducidad (un par de tres días de hierbas no tiene sentido si las hierbas duran dos) y el espacio (un par que no cabe en la cámara no es un par).
5. Revisa a las dos semanas. Cada día de reparto mira qué quedaba antes de que llegara el camión. Si suele estar muy por encima del stock de seguridad, baja el par. Si te has quedado sin, súbelo. Después revisa en cada cambio de carta y al empezar cada temporada.

Tu hoja de stock

La hoja de stock es la versión de trabajo de todo esto: una línea por producto clave, en el orden en que recorres el almacén, con el par ya escrito. El día del pedido solo rellenas dos columnas.

Tres costumbres hacen que la hoja funcione:

• El mismo orden que las estanterías Si la hoja pone los lácteos arriba pero en la cámara están al fondo, el recuento tarda el doble y se saltan productos.
• Una unidad por línea, siempre la misma Si el par está en kilos y alguien cuenta en cajas, el pedido sale mal. Escribe la unidad en la hoja y en la etiqueta de la estantería.
• Una hoja por proveedor O al menos un bloque por proveedor, para terminar un pedido antes de empezar el siguiente.

Si quieres un archivo listo, la plantilla de lista de pedidos gratis en Excel y PDF es un buen punto de partida: añade una columna para el par junto a la cantidad. Para el recuento en sí, la guía de inventario en hostelería tiene una hoja de recuento y el procedimiento para el día del inventario.

Fines de semana, eventos y temporadas

Un par por producto es un buen comienzo. Algunos productos necesitan más de uno:

• Par de fin de semana Si el viernes y el sábado gastas mucho más que un día laborable, ten un segundo par, más alto, para los productos que más oscilan. Úsalo en el pedido que tiene que llevarte hasta el fin de semana.
• Eventos Una boda de 120 personas no es un sábado lleno. Pide el evento aparte del par, según la orden del banquete, y no subas el par por ello.
• Temporadas y cambios de carta Temporada de espárragos, terraza de verano, un postre nuevo: cada cambio en lo que vendes es un cambio en el consumo. Recalcula los productos afectados la semana del cambio de carta, no cuando falte algo por primera vez.

Errores típicos con el par stock

• Se fija una vez y no se toca más El par correcto para la carta del invierno pasado está mal este verano. El par necesita una fecha y una revisión.
• Par a ojo “Siempre pedimos tres cajas” es una costumbre, no un par. Dos semanas de cifras reales ganan a años de costumbre.
• Olvidar el plazo de entrega Mira el ejemplo de la harina: el par cubre el periodo de reparto pero no los días hasta que llega la mercancía.
• Par demasiado alto en perecederos Pescado, hierbas y frutos rojos necesitan pares ajustados y repartos frecuentes. Cada kilo de más es merma anunciada.
• Pares que nadie ve Un par en la cabeza del jefe de cocina o en el ordenador de la oficina no ayuda al cocinero que cuenta a las diez de la noche. Tiene que estar en la hoja y junto a la estantería.

Para ver cómo encaja el par con el almacén, el FIFO y la ronda de pedidos, mira la guía de gestión del almacén en restaurantes.

Dónde ayuda Pelican, y dónde no

Para que quede claro desde el principio: Pelican no calcula el par stock ni lleva existencias. No es un programa de almacén con entradas y salidas, no es un TPV ni un sistema de pedidos para clientes, y no sustituye a tu proveedor ni la negociación de precios con el comercial. Si quieres un software que registre cada salida, necesitas un programa de almacén.

Pelican se encarga del paso justo después de la hoja de stock. Quien cuenta dice al móvil lo que falta, por ejemplo “siete kilos de tomates en rama, cuatro cajas de nata”. Todo el equipo escribe en la misma lista, por voz o tecleando, en italiano, alemán o inglés. Pelican reconoce el producto, junta los duplicados y ordena la lista por categorías. El jefe de cocina la revisa y la aprueba antes de la visita del comercial o antes de que salga en PDF o por WhatsApp.

El historial de pedidos que se va creando también sirve para el par: muestra qué se pidió, cuándo, a qué proveedor y quién. Pedido no es lo mismo que consumido, así que compáralo con un recuento, pero en unas semanas es una primera estimación rápida del consumo por producto.

Pelican se paga por negocio, no por usuario: Solo 19 euros al mes (hasta 3 usuarios), Basic 29 euros al mes (hasta 5 usuarios), Pro 59 euros al mes (usuarios ilimitados). Con pago anual son 15, 24 o 49 euros al mes. Cada plan empieza con 30 días gratis.

Preguntas frecuentes sobre el par stock