Estoque mínimo no restaurante: como calcular o par de cada item

O que é o estoque mínimo, e o que não é

O par é o nível normal de um item na sua cozinha. Pense na folha na porta da câmara fria: tomate em rama 3 caixas, creme de leite 2 caixas, farinha 60 kg. No dia do pedido, você conta o que tem na prateleira, subtrai do par e pede a diferença. Ninguém precisa chutar, e o resultado é o mesmo seja o chef ou o auxiliar que acabou de entrar quem conta.

Três coisas são muitas vezes confundidas com o par:

• O par não é o inventário A contagem diz o que você tem. O par diz o que você deveria ter. Você precisa dos dois, mas só o par transforma uma contagem em pedido.
• O par não é o ponto de pedido O ponto de pedido é a marca baixa que diz “peça agora”. O par é o nível até o qual você repõe. Cozinhas com dias de entrega fixos trabalham quase sempre com o par, porque pedem em dias fixos de qualquer jeito.
• O par não é lista de desejos Um par alto demais prende dinheiro e enche o lixo de produto estragado. O objetivo é chegar à próxima entrega com uma pequena folga, não ter o estoque lotado.

O par fica na sua lista de pedidos, a lista fixa de tudo que você compra de cada fornecedor. A lista diz o que você compra e em qual unidade. O par diz quanto você precisa.

A fórmula do estoque mínimo

Cada parte tem sua função:

• Consumo por dia É a quantidade média usada em um dia de funcionamento. Consumo semanal dividido pelos dias de funcionamento. Use números reais das últimas duas a quatro semanas, não um palpite.
• Dias até a próxima entrega Diz quanto tempo a próxima entrega precisa durar. Hortifrúti toda manhã: 1. Secos só às quintas, aberto seis dias: 6.
• Prazo de entrega São os dias de funcionamento entre a sua contagem e o momento em que a mercadoria está na cozinha. Se você conta depois do jantar e o caminhão chega antes do almoço, é 0. Se o representante tira o pedido na segunda e entrega na quinta, é 3, e nesses três dias você cozinha com o que tem agora na prateleira.
• Estoque de segurança Cobre o sábado lotado, o caminhão atrasado e o item que vem faltando. Um bom começo é um dia a mais de consumo para o que chega uma vez por semana e uma fração de dia para o que chega todo dia. Depois de duas semanas, ajuste.

Por que você encontra duas fórmulas diferentes na internet

Quem pesquisa como calcular o estoque mínimo encontra duas versões. Uma é o consumo por período de entrega mais o estoque de segurança. A outra é o consumo por dia vezes o prazo de entrega mais o estoque de segurança. As duas são casos particulares da fórmula acima:

• Consumo por período de entrega Está certa quando você conta no dia da entrega ou quando o pedido chega antes do próximo serviço. O prazo é então quase zero.
• Consumo vezes prazo Está certa quando você pode pedir em qualquer dia e a mercadoria demora a chegar. O ritmo das entregas quase não importa.

A maioria das cozinhas tem as duas coisas ao mesmo tempo: dias de entrega fixos e um intervalo entre pedido e entrega. Se você deixa uma delas de fora, falta toda semana no mesmo ponto. A calculadora acima mostra os dois números: o par até o qual você repõe na hora da contagem e o que deveria estar na prateleira logo depois da entrega.

Três exemplos de cálculo

Os números abaixo são exemplos para mostrar a conta. Para a sua cozinha, só vale o seu próprio consumo.

Tomate em rama, entrega toda manhã

Um bistrô que abre seis dias usa cerca de 48 kg de tomate em rama por semana, ou seja, 8 kg por dia. O fornecedor de hortifrúti entrega toda manhã e o pedido sai depois do serviço do jantar. Dias até a próxima entrega: 1. Prazo: 0, porque o tomate chega antes do almoço. Estoque de segurança: meio dia, ou seja 4 kg, para o sábado em que a salada sai em dobro.

Par = 8 × (1 + 0) + 4 = 12 kg. Na terça depois do jantar sobram 5 kg. Peça 7 kg, ou uma caixa se o fornecedor só vende por caixa.

Farinha, entrega uma vez por semana

O mesmo bistrô faz o próprio pão e usa 36 kg de farinha por semana, 6 kg por dia de funcionamento. Os secos chegam uma vez por semana, na quinta, e o representante tira o pedido na segunda. Dias até a próxima entrega: 6. Prazo: 3 (segunda, terça e quarta você cozinha com o estoque atual). Estoque de segurança: um dia, 6 kg.

Par = 6 × (6 + 3) + 6 = 60 kg. Na segunda você conta 22 kg e pede 38 kg. Até quinta você usou 18 kg, então sobram 4 kg quando chegam os 38 kg. São 42 kg na prateleira, suficiente para seis dias mais a folga.

Agora a mesma semana com a fórmula curta, consumo semanal mais folga: par 42 kg, pedido de 20 kg na segunda. Na quinta você tem 4 kg mais 20 kg, 24 kg para seis dias de pão. A farinha acaba na segunda, três dias antes da próxima entrega. É o erro clássico, e é por isso que o prazo de entrega entra na fórmula.

Creme de leite, vendido por caixa

Confeitaria e linha usam juntas cerca de 9 litros de creme de leite fresco por dia. O laticínio entrega três vezes por semana, um dia de funcionamento sim e outro não, com pedido na tarde anterior. Dias até a próxima entrega: 2. Prazo: 1 (o jantar depois do pedido ainda roda com o estoque atual). Estoque de segurança: 15 por cento.

Par = 9 × (2 + 1) = 27 litros, mais 15 por cento dá cerca de 31 litros. Você conta 11 litros e precisa de 20. O creme vem em caixas de 6 litros, então você pede 4 caixas, 24 litros. Arredondar para embalagens inteiras é normal. Arredondar uma caixa inteira a mais em todo pedido é como a câmara fria se enche de creme que vence antes de ser usado, então confira a validade do que sobrou.

Como definir o estoque mínimo em cinco passos

1. Escolha os itens principais. Não as 400 linhas. Comece pelos 20 a 30 itens que giram todo dia e sem os quais o serviço pararia: as proteínas do cardápio, laticínios, ovos, farinha, óleo, os legumes dos pratos mais vendidos. O resto fica na lista de pedidos normal.
2. Descubra o consumo real. Pegue duas a quatro semanas de notas de fornecedores, seu histórico de pedidos ou duas contagens com as entregas no meio. Divida o total pelos dias de funcionamento. Uma semana é pouco, porque um evento grande distorce tudo.
3. Anote dias de entrega e prazos. Para cada fornecedor: em que dias entrega, até que horas se pede e quantos dias de funcionamento passam entre pedido e entrega. Normalmente isso só existe na cabeça de alguém. Coloque no papel.
4. Calcule e arredonde. Com a fórmula ou com a calculadora acima. Arredonde para embalagens inteiras e confira dois limites: validade (um par de três dias de ervas não faz sentido se as ervas duram dois) e espaço (um par que não cabe na câmara fria não é par).
5. Revise depois de duas semanas. Em cada dia de entrega, veja o que sobrava antes de o caminhão chegar. Se costuma estar bem acima do estoque de segurança, baixe o par. Se faltou, aumente. Depois revise a cada troca de cardápio e no início de cada temporada.

Sua planilha de estoque

A planilha de estoque é a versão de trabalho de tudo isso: uma linha por item principal, na ordem em que você percorre o estoque, com o par já preenchido. No dia do pedido, você preenche só duas colunas.

Três hábitos fazem a planilha funcionar:

• A mesma ordem das prateleiras Se a planilha põe os laticínios no topo mas na câmara eles ficam no fundo, a contagem demora o dobro e itens ficam de fora.
• Uma unidade por linha, sempre a mesma Se o par está em quilos e alguém conta em caixas, o pedido sai errado. Escreva a unidade na planilha e na etiqueta da prateleira.
• Uma planilha por fornecedor Ou pelo menos um bloco por fornecedor, para terminar um pedido antes de começar o próximo.

Se quiser um arquivo pronto, o modelo de lista de pedidos grátis em Excel e PDF é um bom ponto de partida: acrescente uma coluna de par ao lado da quantidade. Para a contagem em si, o guia de inventário no restaurante traz uma folha de contagem e o passo a passo do dia do inventário.

Fins de semana, eventos e temporadas

Um par por item é um bom começo. Alguns itens precisam de mais de um:

• Par de fim de semana Se sexta e sábado consomem bem mais que um dia de semana, mantenha um segundo par, mais alto, para os itens que mais oscilam. Use no pedido que precisa segurar o fim de semana.
• Eventos Um casamento para 120 pessoas não é um sábado cheio. Peça o evento à parte do par, conforme a ordem do banquete, e não aumente o par por causa dele.
• Temporadas e trocas de cardápio Temporada de aspargos, terraço no verão, uma sobremesa nova: cada mudança no que você vende muda o consumo. Recalcule os itens afetados na semana da troca de cardápio, não quando faltar algo pela primeira vez.

Erros comuns com o estoque mínimo

• Definido uma vez e nunca mais revisto O par certo para o cardápio do inverno passado está errado neste verão. Todo par precisa de uma data e de uma revisão.
• Par no chute “A gente sempre pede três caixas” é hábito, não par. Duas semanas de números reais vencem anos de hábito.
• Esquecer o prazo de entrega Veja o exemplo da farinha: o par cobre o período de entrega, mas não os dias até a mercadoria chegar.
• Par alto demais para perecíveis Peixe, ervas e frutas vermelhas pedem pares apertados e entregas frequentes. Cada quilo a mais é desperdício anunciado.
• Pares que ninguém vê Um par na cabeça do chef ou no computador do escritório não ajuda o cozinheiro que conta às dez da noite. Ele precisa estar na planilha e ao lado da prateleira.

Para ver como o par se encaixa no armazenamento, no PEPS e na rotina de pedidos, confira o guia de controle de estoque no restaurante.

Onde o Pelican ajuda, e onde não

Para deixar claro desde o início: o Pelican não calcula o estoque mínimo e não controla estoque. Não é um sistema de estoque com entradas e baixas, não é PDV nem sistema de pedidos para clientes, e não substitui seu fornecedor nem a negociação de preço com o representante. Se você quer um software que registre cada saída, precisa de um sistema de estoque.

O Pelican cuida do passo logo depois da planilha de estoque. Quem conta fala no celular o que falta, por exemplo “sete quilos de tomate em rama, quatro caixas de creme de leite”. Toda a equipe escreve na mesma lista, por voz ou digitando, em italiano, alemão ou inglês. O Pelican reconhece o produto, junta itens repetidos e organiza a lista por categoria. O chef revisa e aprova antes da visita do representante ou antes de ela sair em PDF ou pelo WhatsApp.

O histórico de pedidos que vai se formando também ajuda no par: ele mostra o que foi pedido, quando, de qual fornecedor e por quem. Pedido não é o mesmo que consumido, então compare com uma contagem, mas em poucas semanas é uma primeira estimativa rápida do consumo por item.

O Pelican é cobrado por estabelecimento, não por usuário: Solo 19 euros por mês (até 3 usuários), Basic 29 euros por mês (até 5 usuários), Pro 59 euros por mês (usuários ilimitados). No pagamento anual são 15, 24 ou 49 euros por mês. Todo plano começa com 30 dias grátis.

Dúvidas frequentes sobre estoque mínimo