Prijem robe u restoranu: kontrolna lista, postupak i prijemnica

Šta je prijem robe i zašto je obavezan

Prijem robe je provjera svake isporuke na službenom ulazu, prije nego što roba ode u skladište i prije nego što neko potpiše otpremnicu. Ima dva zadatka. Prvi je novac: plaćate samo ono što ste naručili i što je zaista stiglo. Drugi je sigurnost hrane: roba koja je pretopla, pokvarena ili pogrešno označena ne ulazi u vašu kuhinju.

U Bosni i Hercegovini okvir postavlja Zakon o hrani, a uz njega važe propisi o higijeni hrane i primjeni HACCP principa. U Evropskoj uniji isto uređuje Uredba (EZ) br. 852/2004 o higijeni hrane, koja u Prilogu II, poglavlju IX zabranjuje prihvatanje sirovina za koje se zna ili se može pretpostaviti da su kontaminirane ili pokvarene toliko da ni nakon obrade ne bi bile sigurne. Koje temperature važe za koju robu i kako to evidentirate određujete u svom HACCP planu. Za pitanja vam pomaže nadležna inspekcija.

Kontrolna lista: šta provjeravate kod svake isporuke

• Otpremnica prema narudžbi Svaki artikal u naručenoj količini, veličini i izvedbi. Ovdje se vide zamjene i dodatne stavke.
• Količina i težina Prebrojte kutije i komade, izvažite meso, ribu i sir. Odbijte ambalažu i pustite da se led s ribe ocijedi.
• Temperatura Izmjerite ohlađenu i smrznutu robu ubodnim termometrom ili između dva pakovanja i uporedite s etiketom i HACCP planom. Smrznuta roba s kristalima leda ili mekim mjestima bila je odmrznuta.
• Rokovi Pogledajte rok upotrebe i rok trajanja. Roba koja traje kraće nego što vam treba razlog je za reklamaciju, i kada još nije istekla.
• Ambalaža Oštećena, poderana, mokra, bez vakuuma? Ulubljene konzerve na šavu ili naduvane ne primate.
• Senzorna provjera Miris, boja, čvrstoća. Kod ribe bistre oči i crvene škrge, kod povrća ništa trulo u donjem sloju gajbe.
• Deklaracija Etiketa, serija i kod mesa i jaja propisani podaci. Seriju vam treba kada se proizvod povlači.
• Vozilo i vozač Ohlađena roba stiže hladnjačom, odvojeno od sredstava za čišćenje. Ako primijetite nešto, ide u evidenciju.

Postupak prijema robe u sedam koraka

1. Držite narudžbu pri ruci Prije nego što vozač pozvoni znate šta je naručeno: lista narudžbe, historija narudžbi ili potvrda dobavljača. Bez toga otpremnicu možete samo štiklirati, ne i provjeriti.
2. Uporedite otpremnicu s narudžbom Da li je tu svaki naručeni artikal, u naručenoj količini i izvedbi? Ima li zamjena koje niko nije tražio?
3. Prvo ohlađena i smrznuta roba Izmjerite temperaturu, uporedite s etiketom i HACCP planom i odmah odnesite u hladnjaču ili zamrzivač. Suha roba može sačekati.
4. Prebrojte i izvažite Prebrojte kutije, izvažite meso i ribu, provjerite komade. Kod suhe robe dovoljne su provjere uzorka. Skupa roba se važe sva.
5. Pogledajte rokove, ambalažu i etikete Rok upotrebe i rok trajanja, oštećena ili odmrznuta pakovanja, etikete i serije koje nedostaju, miris i izgled.
6. Upišite odstupanja na otpremnicu Manjak, greška ili previsoka temperatura: upišite na otpremnicu, neka vozač potpiše, fotografišite. Ono što ne smijete primiti odmah se vraća u kamion.
7. Složite i evidentirajte Složite robu po FIFO principu, upišite provjeru u evidenciju prijema i proslijedite otpremnicu na provjeru računa. Knjigovodstvo iz nje pravi prijemnicu.

Kako zatim složiti robu da se starija prva troši objašnjava vodič o upravljanju skladištem u restoranu.

Primjer računa: koliko košta neprimijećena razlika

Restoran naruči 10 kg fileta lososa po dogovorenoj cijeni od 48,00 KM po kg. Stigne 9,4 kg, ali na otpremnici i računu piše 10 kg po 51,00 KM po kg. Kuhar na vratima žuri i broji samo kutiju, pa niko ništa ne primijeti.

Razlika dolazi od dvije greške. Fali 0,6 kg, što je 30,60 KM po fakturisanoj cijeni. Uz to viša cijena po kg na isporučenu količinu donosi 28,20 KM. Ukupno 58,80 KM na jednoj isporuci.

Evidencija prijema robe i prijemnica

Šta provjerite, zapišete. Evidencija inspekciji pokazuje da vaša samokontrola radi, a vama koji dobavljač često doprema pretoplo, premalo ili preblizu isteka roka. Prijemnica je knjigovodstveni dokument o tome šta je primljeno u skladište. Ona je tačna samo ako je provjera na vratima urađena. Za evidenciju je dovoljan list na podlozi kraj službenog ulaza, ako se popunjava svaki dan. Može izgledati ovako:

Manje je važan oblik, a više navika: svaka isporuka dobija svoj red, i ona kod koje je sve u redu. Čuvajte evidencije i otpremnice onoliko dugo koliko traže vaš HACCP plan i propisi o čuvanju knjigovodstvenih isprava.

Kada nešto ne valja: kako reklamirati

Pretoplu, pokvarenu ili oštećenu robu ne primate. Kod manjka je dovoljna napomena na otpremnici, a račun onda mora odgovarati isporučenoj količini. Dogovorite unaprijed sa svakim dobavljačem kako idu povrati i odobrenja i ko vam je kontakt. Kako birati dobavljače i zapisati uslove piše u vodiču o dobavljačima za ugostiteljstvo.

Ko provjerava, i kada

Većina grešaka pri prijemu nije nemar. Isporuka padne usred pripreme, a vrata otvori neko ko ne zna šta je naručeno. Pomažu tri pravila:

• Jedna odgovorna osoba U svakoj smjeni postoji jedna osoba za prijem koja vidi narudžbu. Ko je mijenja, zna gdje su termometar, vaga i evidencija.
• Termini isporuke Zamolite dobavljače da dostavljaju izvan servisa. Provjera u 10 sati uspijeva, u 12:15 rijetko.
• Vidljiva narudžba Ko prima mora vidjeti narudžbu, ne samo onaj ko ju je poslao. Inače je otpremnica jedini izvor, a nju piše dobavljač.

Gdje Pelican pomaže, a gdje ne

Prijem radi samo ako je narudžba zabilježena. Pelican je aplikacija za narudžbe u profesionalnim kuhinjama: tim upisuje šta nedostaje, glasom ili kucanjem, svako na svom jeziku. Šef kuhinje odobri listu, a historija narudžbi pokazuje šta je, kada, kod kojeg dobavljača i ko naručio. Ko je na vratima otvori narudžbu na telefonu i uporedi otpremnicu s njom. Ako tim pri naručivanju upisuje cijene, vidite i dogovorenu cijenu. Kako tako kontrolisati trošak namirnica objašnjava vodič o kontroli troška namirnica.

Skener za otpremnice i račune je u izradi: fotografišete ih, a Pelican provjeri odgovaraju li količina i cijena narudžbi. Do tada upoređujete sami. Šta Pelican nije: nije HACCP softver, ne mjeri i ne bilježi temperature i ne zamjenjuje vašu evidenciju prijema. Pelican ne pravi prijemnice, ne vodi zalihe, nije kasa ni sistem narudžbi za goste i ne zamjenjuje vaše dobavljače. Ne šalje ni narudžbu dobavljaču, to i dalje radi vaš tim. Pelican se plaća po objektu, a ne po korisniku: Solo 19 eura mjesečno (do 3 korisnika), Basic 29 eura mjesečno (do 5 korisnika), Pro 59 eura mjesečno (neograničen broj korisnika). Uz godišnje plaćanje to je 15, 24 ili 49 eura mjesečno. Svaki paket počinje s 30 dana besplatno.

Česta pitanja o prijemu robe