Bestellzettel für die Küche: die vier Felder, die jeder Eintrag braucht

Die vier Felder, auf die es ankommt

Ein Bestellzettel ist mehr als eine Einkaufsnotiz. Er ist die Übergabe zwischen Küche und Lieferant, und damit zwischen dem, was du brauchst, und dem, was du ausgibst. Vier Angaben gehören zu jedem Eintrag:

• Artikel, eindeutig benannt. Nicht „Zwiebeln", sondern „Zwiebeln, gelb", wenn im Lager auch rote Zwiebeln und Frühlingszwiebeln liegen. Der Name darf keinen Spielraum für das falsche Produkt lassen.
• Menge mit Einheit. Kilo, Kiste, Sack, Stück, Gebinde. „3 Sahne" ist geraten: drei Liter, drei Becher oder drei Kartons? Erst die Einheit macht aus der Zahl eine Bestellung.
• Kategorie. Gemüse, Fleisch, Fisch, Molkerei, Trockenware, Getränke. Die Gruppierung erlaubt es dem Küchenchef, einen Lieferanten nach dem anderen abzuarbeiten, statt auf dem Zettel hin und her zu springen.
• Absender. Wer hat den Artikel aufgeschrieben? Ohne Namen gibt es niemanden, den du fragen kannst, wenn eine Menge seltsam aussieht.

Unklar oder eindeutig: Beispiele vom Zettel

Wo der Zettel liegt, entscheidet, ob er funktioniert

Die Felder sind der einfache Teil. Schwierig ist, dass der Bedarf in der Küche entsteht, den ganzen Tag, bei mehreren Leuten, und der Bestellzettel genau in diesem Moment griffbereit sein muss.

Block oder Whiteboard am Kühlhaus

Der Klassiker in vielen Küchen: Der Zettel hängt dort, wo die Lücke auffällt, und jeder kann mitschreiben. Nur: Handschrift ist nicht immer lesbar, Einträge stehen doppelt, Einheiten fehlen, und wer im Trockenlager etwas bemerkt, hat den Block am Kühlhaus nicht dabei. Vor der Bestellung tippt dann doch jemand alles ab oder liest es dem Lieferanten am Telefon vor.

Excel

Stark im Rechnen, schwach in der Präsenz. Die Datei liegt auf dem Bürorechner, nicht im Kühlhaus, wo der Bedarf auffällt. Für eine Person, die allein einkauft, funktioniert das, für eine Brigade, die zwischen zwei Services meldet, nicht. Mehr zu dieser Grenze steht im Ratgeber Bestellliste für die Gastronomie. Wer trotzdem mit Papier oder Excel starten will, findet eine nach Warengruppen vorsortierte Bestellliste als Vorlage.

WhatsApp-Gruppe

Mobil und gemeinsam, das ist ein echter Fortschritt. Aber ein Chat ist keine Liste. Meldungen rutschen zwischen Dienstplan-Fragen und Fotos nach oben weg, nichts ist sortiert, nichts abhakbar, und vor der Bestellung schreibt doch wieder jemand alles zusammen.

Eine eigene Bestell-App

Verbindet beides: mobil wie WhatsApp, strukturiert wie Excel. Jeder Eintrag landet sortiert, ohne Dopplungen und mit Namen, und am Ende tippt niemand mehr ab. Welche Arten von Apps es gibt und worauf du achten solltest, steht im Ratgeber Bestell-App für die Gastronomie.

Wie sich die vier Felder in Pelican von selbst füllen

Pelican ist genau um diesen Bestellzettel herum gebaut, nur dass er auf den Handys des ganzen Teams liegt. Jeder setzt einen Artikel auf die Liste, sobald die Lücke auffällt, am schnellsten per Sprache: Sprechen-Taste gedrückt halten, „fünf Liter Olivenöl, drei Kisten Rispentomaten". Pelican erkennt Artikel, Menge und Einheit, sortiert in die richtige Kategorie und notiert, wer den Eintrag gemacht hat. Die vier Felder sind ausgefüllt, ohne dass jemand an Felder denkt.

Doppelte Meldungen werden zusammengeführt: Melden zwei Leute Tomaten, steht am Ende eine Zeile mit der Gesamtmenge. Der Küchenchef prüft und gibt frei, und die fertige Liste geht an den Lieferanten. Beim Vertreterbesuch wird abgehakt statt abgetippt, und kommt kein Vertreter vorbei, verschickst du die Liste als PDF, per E-Mail oder per WhatsApp.

Teil des großen Leitfadens: Einkauf in der Gastronomie. Dort findest du alle sechs Stationen des Bestellprozesses im Überblick.