Bestellliste für die Gastronomie: Warum Vorlagen nicht reichen

Was eine gute Bestellliste ausmacht

Eine Bestellliste für die Gastronomie ist mehr als ein Einkaufszettel. Sie ist die Schnittstelle zwischen Küche und Lieferant, und damit zwischen Bedarf und Geld. Vier Dinge gehören auf jede brauchbare Bestellliste:

• Artikel mit eindeutiger Bezeichnung. „Tomaten" reicht nicht, wenn es Rispentomaten für die Karte und Dosentomaten für die Sauce gibt.
• Menge mit Einheit. Kilo, Kiste, Sack, Gebinde, die Einheit entscheidet, ob die richtige Menge kommt. „3 Sahne" hat schon manche Küche mit drei Palettes überrascht.
• Warengruppe. Gemüse, Fleisch, Fisch, Molkerei, Trockenware, Getränke. Die Gruppierung macht aus der Liste ein Arbeitswerkzeug, weil jeder Lieferant nur „seinen" Block sieht.
• Absender. Wer hat den Artikel aufgeschrieben? Ohne Namen keine Rückfrage bei unklaren Mengen.

Die klassische Lösung: Vorlage zum Ausdrucken oder Excel

Im Netz finden sich viele Bestelllisten-Vorlagen als PDF oder Excel, mit Spalten für Artikel, Bestand, Bestellmenge und Preis. Für einen kleinen Betrieb, in dem eine einzige Person den Einkauf macht, funktioniert das ordentlich. Excel rechnet Summen zusammen, die ausgedruckte Liste hängt am Kühlhaus, fertig.

Aber in einer echten Küche schreiben nicht eine, sondern fünf Personen mit. Und da brechen Vorlagen zusammen:

• Die ausgedruckte Liste hängt an einem Ort, der Bedarf entsteht aber überall: im Kühlhaus, am Pass, im Trockenlager.
• Excel liegt auf dem Bürorechner. In der Küche, mit nassen Händen zwischen zwei Services, öffnet niemand eine Tabelle.
• Handschriften sind unleserlich, Zeilen werden doppelt geschrieben, und am Ende tippt der Küchenchef alles noch einmal ab.
• Nach der Bestellung ist die Vorlage leer, der Verlauf, was wann bei wem bestellt wurde, geht verloren.

Die Bestellliste, die sich selbst schreibt

Genau dieses Teamproblem löst Pelican. Statt einer Vorlage gibt es eine gemeinsame, digitale Bestellliste, auf der das ganze Küchenteam mitschreibt, jeder vom eigenen Smartphone, im Moment, in dem die Lücke auffällt. Am schnellsten per Sprache: „zwei Kisten Rispentomaten, zehn Kilo Mehl". Pelican erkennt Artikel, Menge und Einheit, sortiert automatisch in die richtige Warengruppe und schreibt den Namen des Absenders dazu.

Damit erfüllt die Liste automatisch alle vier Kriterien von oben, ohne dass jemand eine Tabelle pflegt. Der Küchenchef prüft, ergänzt und gibt frei. Beim Vertreterbesuch wird abgehakt statt abgetippt, und der Bestellverlauf bleibt dauerhaft erhalten, inklusive Preisen, wenn das Team sie einträgt.

Vorlage oder App: was passt zu deinem Betrieb?

Nimm eine Vorlage, wenn du allein einkaufst, deine Lieferanten fix sind und sich dein Sortiment kaum ändert.

Nimm eine gemeinsame Liste, sobald mehrere Personen Bedarf melden, also in praktisch jeder Küche mit Brigade. Die Zeit, die heute ins Zusammensuchen und Abtippen fließt, ist der teuerste Teil deiner Bestellung. Worauf du bei der App-Auswahl achten solltest, steht im Ratgeber Bestell-App für die Gastronomie.