Bestell-App für die Gastronomie: Worauf es wirklich ankommt

Die vier Typen von Bestell-Apps

1. Lieferanten-Marktplätze

Apps, über die du direkt bei angebundenen Großhändlern bestellst. Praktisch, wenn deine Lieferanten dort vertreten sind, aber du bestellst nur bei denen, die mitmachen, und der persönliche Vertreter mit Verhandlungsspielraum fällt weg. Für Betriebe mit regionalen Lieferanten und gewachsenen Beziehungen oft ein Rückschritt.

2. Sende-Tools

Apps, die deine fertige Bestellung per WhatsApp oder E-Mail an alle Lieferanten verschicken. Sie beschleunigen den letzten Schritt, setzen aber voraus, dass die Liste schon existiert. Das eigentliche Problem, den Bedarf aus fünf Köpfen und drei Kühlhäusern zusammenzubekommen, lösen sie nicht.

3. Warenwirtschaftssysteme

Große Suiten mit Lagerbestand, Rezepturen, Kalkulation und Bestellwesen. Mächtig, aber schulungsintensiv und im Alltag oft zu schwer: Damit der Bestand stimmt, muss jede Entnahme gebucht werden, was in der Praxis selten durchgehalten wird.

4. Team-Bestelllisten

Apps, die beim ersten Schritt ansetzen: den Bedarf im Team sammeln, sortieren und für die Bestellung vorbereiten, egal, bei wem und wie du am Ende bestellst. In diese Kategorie gehört Pelican.

Sechs Kriterien für die Auswahl

1. Erfasst das ganze Team, oder nur einer? Wenn nur der Küchenchef eintragen kann, bleibt das Zettelproblem bestehen. Jedes Teammitglied braucht einen eigenen Zugang, und die Liste muss live synchron sein.
2. Wie schnell ist ein Eintrag? In der Küche entscheidet Geschwindigkeit über Nutzung. Spracheingabe schlägt Tippen: „fünf Liter Olivenöl" ist in zwei Sekunden erfasst, mit nassen Händen, ohne Handschuhe auszuziehen.
3. Sortiert die App automatisch? Warengruppen-Sortierung und Dublettenerkennung („Tomaten" steht schon drauf) müssen automatisch passieren, sonst wandert die Arbeit nur vom Zettel in die App.
4. Passt sie zu deinem Bestellweg? Bestellst du beim Vertreter vor Ort, brauchst du eine Ansicht zum Abhaken beim Gespräch. Bestellst du per Mail, brauchst du Export. Idealerweise beides.
5. Bleibt ein Verlauf? Wann wurde was bei wem bestellt, von wem, zu welchem Preis? Der Verlauf ist Kontrollinstrument für den Inhaber und Gedächtnis des Betriebs bei Personalwechsel.
6. Wie lange dauert die Einrichtung? Alles über einer Stunde bis zur ersten Bestellung ist für einen laufenden Küchenbetrieb unrealistisch. Schulungspflichtige Systeme scheitern an der Fluktuation.

Wie Pelican die Kriterien erfüllt

Pelican ist eine Team-Bestellliste für Profiküchen: Jeder erfasst per Sprache oder Tippen, die App erkennt Artikel und Menge, sortiert nach Warengruppen, führt Dubletten zusammen und zeigt zu jedem Eintrag den Absender. Der Küchenchef gibt frei; beim Lieferantentermin hilft der Vertretermodus mit großer Schrift und Abhaken pro Artikel. Bestellverlauf, PDF-Export und WhatsApp-Versand sind eingebaut.

Eine Besonderheit für gemischtsprachige Brigaden: Jeder spricht in seiner Sprache ein, Deutsch, Italienisch oder Englisch, und Pelican führt dasselbe Produkt zu einem Eintrag zusammen. Mehr dazu im Ratgeber Mehrsprachige Küchenteams.

Abgerechnet wird pro Betrieb, nicht pro Kopf: Der Betrieb zahlt einmal, das ganze Team nutzt die App ohne eigene Kosten. Details auf der Preisübersicht.