PelicanO que é a receção de mercadorias e porque é obrigatória
A receção de mercadorias é a verificação de cada entrega na porta de serviço, antes de o produto ir para o armazém e antes de alguém assinar a guia de remessa. Tem duas funções. A primeira é dinheiro: só pagas o que encomendaste e o que chegou de facto. A segunda é segurança alimentar: o que chega quente, estragado ou mal rotulado não entra na tua cozinha.
Legalmente, a receção faz parte do teu autocontrolo. O Regulamento (CE) n.º 852/2004 relativo à higiene dos géneros alimentícios exige a todos os operadores procedimentos baseados nos princípios HACCP (artigo 5.º) e, no anexo II, capítulo IX, proíbe aceitar matérias-primas que se saiba ou se suspeite estarem contaminadas ou alteradas ao ponto de continuarem impróprias mesmo depois de transformadas. Que temperaturas valem para cada produto e como registas fica no teu plano HACCP. Em caso de dúvida, a ASAE esclarece.
Checklist: o que verificas em cada entrega
- Guia contra encomenda Cada artigo na quantidade, calibre e formato encomendados. É aqui que aparecem substituições e linhas a mais.
- Quantidade e peso Contar volumes e unidades, pesar carne, peixe e queijo. Descontar a embalagem e deixar escorrer o gelo do peixe.
- Temperatura Medir refrigerado e congelado com termómetro de sonda ou entre duas embalagens e comparar com o rótulo e o plano HACCP. Um congelado com cristais de gelo ou zonas moles descongelou.
- Datas Ver a data-limite de consumo e a data de durabilidade mínima. O que dura menos do que precisas é motivo de reclamação, mesmo que ainda não tenha expirado.
- Embalagens Danificadas, rasgadas, molhadas, vácuo perdido? Latas amolgadas na cravação ou abauladas não se aceitam.
- Análise sensorial Cheiro, cor, textura. No peixe, olhos brilhantes e guelras vermelhas. Nos legumes, nada podre na camada de baixo da caixa.
- Rotulagem Rótulo, lote e, na carne e nos ovos, as menções obrigatórias. O lote é preciso quando um produto é retirado do mercado.
- Viatura e motorista O refrigerado chega em viatura frigorífica, separado de produtos de limpeza. Se algo te chamar a atenção, vai para o registo.
Procedimento de receção em sete passos
- Ter a encomenda à mão Antes de o motorista tocar, sabes o que foi encomendado: lista de encomenda, histórico ou confirmação do fornecedor. Sem isso só consegues riscar a guia, não verificá-la.
- Comparar a guia com a encomenda Está lá cada artigo encomendado, na quantidade e no formato certos? Há substituições que ninguém pediu?
- Verificar primeiro refrigerado e congelado Medir a temperatura, comparar com o rótulo e o teu plano HACCP e levar logo para a câmara ou o congelador. A mercearia pode esperar.
- Contar e pesar Contar volumes, pesar carne e peixe, confirmar unidades. Na mercearia chegam verificações por amostragem. O que é caro pesa-se tudo.
- Ver datas, embalagens e rótulos Data-limite de consumo e data de durabilidade mínima, embalagens danificadas ou descongeladas, rótulos e lotes em falta, cheiro e aspeto.
- Anotar as não conformidades na guia Falta, erro ou temperatura alta: escrever na guia, pedir a assinatura do motorista, tirar uma foto. O que não deves aceitar volta no camião.
- Arrumar e registar Arrumar em FIFO, registar a receção na folha de registo e passar a guia para a conferência da fatura.
Como arrumar depois para que o mais antigo saia primeiro explica o guia de gestão de stock no restaurante.
Exemplo de cálculo: quanto custa uma diferença que ninguém viu
Um restaurante encomenda 10 kg de lombo de salmão ao preço acordado de 24,00 € o kg. Chegam 9,4 kg, mas guia e fatura dizem 10 kg a 25,50 € o kg. O cozinheiro à porta está com pressa e só conta a caixa, por isso ninguém repara.
A diferença vem de dois erros. Faltam 0,6 kg, ou seja 15,30 € ao preço faturado. Além disso, o preço por kg mais alto sobre o que chegou soma 14,10 €. No total, 29,40 € numa só entrega.
A folha de registo de receção
O que verificas, escreves. O registo mostra à fiscalização que o teu autocontrolo funciona e mostra-te qual fornecedor entrega muitas vezes quente, a menos ou perto da data. Chega uma folha numa prancheta junto à porta de serviço, desde que seja preenchida todos os dias. Pode ficar assim:
| Data | Fornecedor | Guia | Produto | Temperatura | Validade | Resultado | Rubrica |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| ter 08:10 | Pescado Norte | GR 4471 | Lombo de salmão | 2 °C | qui | faltam 0,6 kg, anotado | MK |
| ter 09:40 | Lacticínios Serra | GR 1182 | Natas, manteiga | 5 °C | daqui a 9 dias | conforme | MK |
| ter 10:15 | Congelados Express | GR 90310 | Batata congelada | −19 °C | 2027 | 1 caixa danificada, devolvida | AS |
Importa menos o formato do que o hábito: cada entrega tem a sua linha, também as que estão em ordem. Guarda registos e guias pelo tempo que o teu plano HACCP e as obrigações fiscais de conservação de documentos exigirem.
Quando algo falha: reclamar bem
Assim a reclamação perde-se
- Guia assinada sem verificar
- Falta só notada à tarde, ao arrumar
- Telefonema ao fornecedor sem provas
- Fatura paga, nota de crédito nunca chega
Assim recuperas o teu dinheiro
- Não conformidade escrita na guia, motorista assina
- Foto do rótulo, do termómetro ou da balança
- O que não se pode aceitar volta logo
- Fatura paga só depois de bater com guia e nota de crédito
O que chega quente, estragado ou danificado não se aceita. Nas faltas chega a nota na guia, e a fatura tem de corresponder ao que foi entregue. Combina antes com cada fornecedor como funcionam devoluções e notas de crédito e quem é o teu contacto. Como escolher fornecedores e deixar as condições por escrito está no guia de fornecedores para restauração.
Quem verifica, e quando
A maioria dos erros na receção não é desleixo. A entrega cai a meio da mise en place e quem abre a porta não sabe o que foi encomendado. Três regras ajudam:
- Uma pessoa responsável Em cada turno há uma pessoa para a receção que consegue ver a encomenda. Quem a substitui sabe onde estão termómetro, balança e registo.
- Janelas de entrega Pede aos fornecedores que entreguem fora do serviço. Verificar às 10h funciona, às 12h15 raramente.
- Encomenda visível Quem recebe tem de ver a encomenda, não só quem a fez. Senão a guia é a única fonte, e quem a escreve é o fornecedor.
Onde o Pelican ajuda, e onde não
A receção só funciona se a encomenda estiver registada. O Pelican é a app de encomendas para cozinhas profissionais: a equipa aponta o que falta, por voz ou a escrever, cada um na sua língua. O chefe aprova a lista e o histórico mostra o que foi encomendado, quando, a que fornecedor e por quem. Quem está à porta abre a encomenda no telemóvel e compara a guia com ela. Se a equipa regista preços ao encomendar, vês também o preço acordado. Como controlar assim o food cost explica o guia para controlar o custo das matérias-primas.
Está em desenvolvimento um scanner de guias e faturas: tiras uma foto e o Pelican verifica se quantidade e preço batem com a encomenda. Até lá, comparas tu. O que o Pelican não é: não é software HACCP, não mede nem regista temperaturas e não substitui a tua folha de registo. O Pelican não gere stock, não é sistema de caixa nem de pedidos para clientes e não substitui os teus fornecedores. Também não envia a encomenda ao fornecedor, isso continua a ser feito pela tua equipa. O Pelican é pago por estabelecimento, não por utilizador: Solo 19 euros por mês (até 3 utilizadores), Basic 29 euros por mês (até 5 utilizadores), Pro 59 euros por mês (utilizadores ilimitados). Com pagamento anual são 15, 24 ou 49 euros por mês. Todos os planos começam com 30 dias grátis.
Perguntas frequentes sobre a receção de mercadorias
A receção de mercadorias é obrigatória na restauração?
Sim, como parte do autocontrolo. O Regulamento (CE) n.º 852/2004 exige procedimentos baseados nos princípios HACCP e proíbe aceitar matérias-primas visivelmente alteradas ou contaminadas. Como verificas e registas a receção fica no teu plano HACCP.
A que temperatura deve chegar o refrigerado?
Depende do produto. Contam a indicação do fabricante no rótulo, as regras para cada grupo de alimentos e os limites do teu plano HACCP. Escreve para cada grupo a partir de que temperatura recusas e afixa a lista junto ao termómetro.
O que faço se faltar algo na entrega?
Anota a falta na guia antes de assinar e pede ao motorista que assine ao lado. Depois confirma que a fatura corresponde ao que foi entregue ou que chega uma nota de crédito. Uma foto da balança ou da caixa aberta ajuda se houver dúvidas.
Tenho de pesar todas as entregas?
Não. Pesa o que é caro e fresco, como carne, peixe e queijo. Na mercearia e nas bebidas chegam a contagem e verificações por amostragem. Se um fornecedor entrega a menos com frequência, voltas a pesar tudo dele.
Durante quanto tempo guardo os registos de receção?
O regulamento europeu não fixa um prazo único para todos. Define-o no plano HACCP e, na dúvida, pergunta à ASAE. Guias e faturas seguem ainda os prazos fiscais de conservação.
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