Fornecedores para restauração: encontrar, escolher e gerir

Que tipos de fornecedores existem

Antes de procurares novos fornecedores, ajuda ter uma visão clara das categorias. Quase todas as cozinhas combinam várias, conforme a ementa e a ambição:

• Distribuidor alimentar com gama completa e entrega. O clássico para a base. Um fornecedor, uma hora limite de encomenda, uma entrega, da manteiga ao detergente. As condições dependem do volume: quanto mais compras a um distribuidor, melhores os preços e mais baixos os valores mínimos de encomenda.
• Cash & carry. Para levantar tu mesmo, normalmente sem entrega; em Portugal, o Makro e o Recheio são os exemplos mais conhecidos. Fortes quando falta algo à última hora ou precisas de pequenas quantidades. Como fonte única são demasiado caros e consomem demasiado tempo, mas como reserva para emergências valem ouro.
• Especialistas. Talho, peixaria, frutaria, padaria. Aqui tens qualidade e aconselhamento que o distribuidor generalista não oferece. Em contrapartida, encomendas em vários sítios e tens de coordenar vários dias de entrega. Para qualquer cozinha que vende pela qualidade, são o coração das compras.
• Produtores locais. Quintas, hortas e produtores da região, ou os mercados abastecedores e municipais onde vendem. Percursos curtos, muita frescura e uma história que podes contar na ementa. A disponibilidade é sazonal e as quantidades limitadas, mas a relação é muitas vezes próxima e pessoal.
• Distribuidor de bebidas. Um canal próprio para vinho, cerveja, bebidas espirituosas e refrigerantes. Muitas vezes com logística própria, gestão de vasilhame e, por vezes, equipamento como copos ou sistemas de extração de cerveja.

Como encontrar novos fornecedores

Seja uma abertura, insatisfação com o fornecedor antigo ou a pressão crescente dos preços: o motivo varia, mas os caminhos até novos fornecedores para restauração quase não mudam. Estes são os que melhor funcionam na prática:

• Recomendações de colegas. O caminho mais rápido e mais honesto. Os chefs da tua zona sabem quem entrega com fiabilidade e quem não. Um telefonema a dois ou três colegas traz muitas vezes mais do que qualquer pesquisa.
• Feiras do setor e feiras dos distribuidores. As feiras profissionais e as feiras próprias dos grandes distribuidores mostram a gama e as novidades de uma só vez. Conheces os contactos pessoalmente e percebes se há química.
• Associações e redes. Associações do setor, como a AHRESP, redes regionais de produtos locais e cooperativas de produtores fazem a ponte, sobretudo para fornecedores mais pequenos, que mal se encontram online.
• Receber os representantes. Quando um comercial bate à porta, vale a pena conversar, mesmo sem mudar de imediato. Ficas a conhecer condições e gama e, se for preciso, tens uma alternativa na manga.
• Falar diretamente com produtores locais. Basta perguntar na quinta ou na horta se é possível fornecer o restaurante. Muitos produtores gostam de fornecer restaurantes, desde que a quantidade e o ritmo sejam fiáveis.
• Combinar entregas de teste. Nada substitui o teste no dia a dia. Encomenda primeiro uma quantidade razoável e verifica a qualidade, a pontualidade e a forma como tratam reclamações, antes de transferires uma grande parte das tuas compras.

Critérios de escolha: o que conta de facto

O preço é o critério mais óbvio, e raramente o mais importante. Um fornecedor uns cêntimos mais barato que entrega fora de horas ou complica as reclamações sai-te mais caro no fim. Estes pontos devem estar na tua lista quando comparas fornecedores:

• Dias de entrega e hora limite de encomenda. O ritmo encaixa nos teus dias de encomenda? Um fornecedor que vem à terça e à sexta pouco te serve se as tuas necessidades de frescos surgem à segunda.
• Valor mínimo de encomenda. Atinges o mínimo no funcionamento normal, sem acumular mercadoria? Se não, o fornecedor é grande de mais para a tua dimensão.
• Nível e estabilidade de preços. Quão estáveis são os preços, com que frequência mudam, há condições fixas para os teus artigos principais? Preços do dia nos frescos são normais, mas deves conseguir acompanhá-los.
• Qualidade e tratamento de reclamações. A mercadoria é constante, e como reage o fornecedor quando algo não está bem? A boa vontade nas reclamações diz mais sobre uma parceria do que o preço de catálogo.
• Fiabilidade. A entrega chega completa e a horas? Um artigo em falta na sexta ao meio-dia abre um buraco no serviço que nenhum desconto tapa.
• Contacto com o representante. Tens um contacto fixo que conhece o teu restaurante e está contactável? Um bom representante pensa contigo e avisa das promoções antes de perguntares.
• Prazos de pagamento. Que prazos se aplicam, há desconto de pronto pagamento? Isto tem impacto direto na tua tesouraria.
• Gama completa contra especialização. Um generalista poupa esforço, um especialista traz qualidade. Para cada categoria decides o que pesa mais.

Poucos ou muitos fornecedores? A combinação certa

A questão de fundo em qualquer escolha de fornecedores: concentrar ou dispersar. Os dois caminhos têm o seu preço.

Poucos fornecedores significam mais volume por fornecedor e, por isso, melhores condições e valores mínimos mais baixos. O esforço diminui: menos dias de encomenda, menos faturas, menos contactos. O preço disso é a dependência. Se um distribuidor generalista falha, várias categorias ficam afetadas de uma vez.

Muitos fornecedores dão-te comparabilidade, segurança perante falhas e qualidade especializada. Podes escolher o melhor para cada categoria e pôr os fornecedores a competir nas condições. O preço é o esforço: mais encomendas, mais dias de entrega, mais coordenação na equipa.

Para a maioria dos restaurantes, a resposta está no meio: um fornecedor principal para a base, mais dois a quatro especialistas para as áreas que definem a tua cozinha. Esta combinação revê-se uma vez por ano e renegoceia-se. Como tirar do histórico de encomendas os números para essa conversa, explica-o o guia sobre controlo de custos.

Gerir vários fornecedores no dia a dia

É aqui que a combinação se torna um peso. Três fornecedores significam três dias de encomenda, três listas e três visitas de representantes. Mas as necessidades não surgem organizadas por fornecedor, surgem misturadas: o subchefe pede carne, o pasteleiro laticínios, alguém grita lá de trás que faltam legumes. Sem sistema, isto acaba em papéis diferentes, e na visita do representante falta metade.

A solução é juntar as necessidades num sítio central e só no fim organizá-las por fornecedor. Quem mantém isto não perde nada e nunca tem de passar nada a limpo.

Como a Pelican põe ordem no caos dos fornecedores

Foi exatamente para isso que a Pelican foi feita. A tua equipa junta as necessidades numa lista partilhada, a falar ou a escrever, cada um na sua língua. A lista organiza-se automaticamente por categorias. Quando chega o representante, a lista certa está pronta, e marcas em vez de passares a limpo.

• Um só sítio para todas as necessidades. Carne, peixe ou legumes, tudo vai para uma lista, em vez de três papéis em três portas.
• Organizado por categorias. Na visita do representante lês o bloco certo, em vez de saltares entre fornecedores.
• Histórico de encomendas por fornecedor. O que foi encomendado, quando e a quem fica registado. É a tua base de negociação quando comparas condições uma vez por ano.

Sejamos claros: a Pelican não procura fornecedores por ti nem negoceia preços. A conversa sobre preços continua a ser entre ti e o teu representante. A Pelican garante que chegas preparado a essa conversa, com uma lista limpa e o histórico a teu favor.

Com os fornecedores definidos, passa-se ao processo. Como preparar a visita do representante e negociar a partir de uma posição melhor está no guia encomendas a fornecedores: a visita do representante. Todo o processo de encomenda, da lista à entrega, é explicado no guia sobre a gestão de encomendas na restauração.

Perguntas frequentes sobre fornecedores para restauração

Faz parte do guia completo: Compras na restauração. Aí encontras as seis etapas do processo de compra numa só visão.