Fornitori per la ristorazione: trovarli, sceglierli, gestirli

I tipi di fornitori

Prima di cercare nuovi fornitori aiuta avere chiare le categorie. Quasi ogni cucina ne combina diverse, a seconda della carta e delle ambizioni:

• Grossista Horeca con consegna e assortimento completo. Il classico per la base. Un fornitore, un orario limite per l'ordine, una consegna, dal burro al detersivo. Le condizioni dipendono dal fatturato: più compri da un grossista, migliori sono i prezzi e più bassi i minimi d'ordine.
• Cash and carry. Da ritirare di persona, di solito senza consegna, come Metro. Forte quando manca qualcosa all'ultimo momento o servono piccole quantità. Come unica fonte troppo caro e dispendioso in tempo, come riserva per le emergenze però vale oro.
• Specialisti. Macelleria, pescheria, ortofrutta, panificio. Qui trovi qualità e consulenza che il grossista generalista non offre. In cambio ordini da più parti e devi coordinare più giorni di consegna. Per ogni cucina che vende sulla qualità, sono il cuore degli acquisti.
• Produttori locali. Aziende agricole, orti e produttori della zona. Filiera corta, grande freschezza e una storia da raccontare in carta, il famoso km zero. La disponibilità è stagionale, le quantità limitate, ma il rapporto è spesso stretto e personale.
• Distributore di bevande. Un canale a parte per vino, birra, distillati e analcolici. Spesso con logistica propria, gestione dei vuoti e a volte attrezzature come bicchieri o impianti di spillatura.

Come trovare nuovi fornitori

Che si tratti di una nuova apertura, di insoddisfazione con il vecchio fornitore o di prezzi che salgono: il motivo cambia, le strade per trovare nuovi fornitori per la ristorazione quasi per niente. Queste funzionano meglio nella pratica:

• Il passaparola tra colleghi. La strada più rapida e più sincera. Gli chef della zona sanno chi consegna in modo affidabile e chi no. Una telefonata a due o tre colleghi spesso porta più di qualsiasi ricerca.
• Fiere e giornate dei grossisti. Le fiere di settore e gli eventi dei grossisti mostrano assortimento e novità in una volta. Incontri i referenti di persona e capisci se c'è sintonia.
• Associazioni e reti. Associazioni di categoria, consorzi di tutela e reti di produttori mettono in contatto, soprattutto con fornitori più piccoli che online si trovano a fatica.
• Accettare le visite dei rappresentanti. Quando un agente bussa alla porta, una chiacchierata conviene anche senza cambiare subito. Conosci condizioni e assortimento, e in caso di bisogno hai un'alternativa pronta.
• Contattare direttamente i produttori locali. Basta chiedere all'azienda agricola o all'orto se possono rifornire un ristorante. Molti produttori lo fanno volentieri, appena quantità e frequenza sono affidabili.
• Concordare consegne di prova. Niente sostituisce il test sul campo. Ordina prima una quantità contenuta e verifica qualità, puntualità e gestione delle contestazioni, prima di spostare una parte importante dei tuoi acquisti.

Criteri di scelta: cosa conta davvero

Il prezzo è il criterio più evidente e di rado il più importante. Un fornitore più economico di qualche centesimo che consegna in ritardo o fa muro sulle contestazioni alla fine ti costa di più. Questi punti vanno sulla tua lista quando confronti un fornitore:

• Giorni di consegna e orario limite per l'ordine. Il ritmo si adatta ai vostri giorni d'ordine? Un fornitore che passa il martedì e il venerdì ti serve a poco se il fabbisogno di freschi nasce il lunedì.
• Minimo d'ordine. Lo raggiungi con il lavoro normale, senza fare scorte inutili? Se no, il fornitore è sovradimensionato per il tuo locale.
• Livello e stabilità dei prezzi. Quanto sono stabili i prezzi, ogni quanto cambiano, ci sono condizioni fisse per i tuoi articoli principali? I prezzi giornalieri sui freschi sono normali, ma devi poterli verificare.
• Qualità e gestione delle contestazioni. La merce è costante, e come reagisce il fornitore quando qualcosa non va? La disponibilità sulle contestazioni dice di più su un rapporto che il prezzo di listino.
• Affidabilità. La consegna arriva completa e puntuale? Una voce mancante il venerdì a mezzogiorno apre nel servizio un buco che nessuno sconto richiude.
• Rapporto con il rappresentante. Hai un referente fisso che conosce il tuo locale ed è raggiungibile? Un buon rappresentante ragiona con te e ti segnala le promozioni prima che tu chieda.
• Termini di pagamento. Quali scadenze valgono, c'è uno sconto per pagamento anticipato? Incide direttamente sulla tua liquidità.
• Ampiezza di assortimento contro specializzazione. Un generalista fa risparmiare lavoro, uno specialista porta qualità. Per ogni categoria decidi tu cosa pesa di più.

Pochi o tanti fornitori? Il mix giusto

La domanda di fondo dietro ogni scelta di fornitori: concentrare o distribuire. Entrambe le strade hanno un prezzo.

Pochi fornitori significano più volume per ciascuno, quindi condizioni migliori e minimi d'ordine più bassi. Il lavoro si riduce: meno giorni d'ordine, meno fatture, meno referenti. Il prezzo è la dipendenza. Se un grossista generalista salta, colpisce molte categorie in una volta.

Tanti fornitori ti danno confrontabilità, sicurezza contro i disservizi e qualità specialistica. Puoi scegliere il migliore per ogni categoria e mettere i fornitori in concorrenza sulle condizioni. Il prezzo è il lavoro: più ordini, più giorni di consegna, più coordinamento nella squadra.

Per la maggior parte dei locali la risposta sta nel mezzo: un fornitore principale per la base, più due-quattro specialisti per le aree che caratterizzano la tua cucina. Questo mix lo verifichi una volta l'anno e rinegozi. Come ricavare dallo storico ordini i numeri per quella trattativa lo spiega la guida sul controllo dei costi.

Gestire più fornitori nella pratica quotidiana

È qui che il mix diventa un peso. Tre fornitori significano tre giorni d'ordine, tre liste e tre visite di rappresentanti. Ma il fabbisogno non nasce diviso per fornitore, nasce alla rinfusa: il sous chef segnala la carne, il pasticciere i latticini, qualcuno dal fondo grida la verdura. Senza un sistema finisce su foglietti diversi, e alla visita del rappresentante manca metà.

La soluzione è raccogliere il fabbisogno in un unico posto e dividerlo per fornitore solo alla fine. Chi ci riesce non perde nulla e non deve mai ricopiare.

Come Pelican mette ordine tra i fornitori

È proprio per questo che è nato Pelican. La tua squadra raccoglie il fabbisogno su un'unica lista condivisa, a voce o scrivendo, ognuno nella propria lingua. La lista si ordina da sola per categorie. Quando arriva il rappresentante, la lista giusta è pronta, e spunti invece di ricopiare.

• Un solo posto per tutto il fabbisogno. Carne, pesce o verdura, tutto finisce su una lista, invece che su tre foglietti su tre porte.
• Ordinata per categorie. Durante la visita del rappresentante leggi il blocco che serve, invece di saltare da un fornitore all'altro.
• Storico ordini per fornitore. Cosa è stato ordinato, quando e da chi, resta consultabile. È la tua base di trattativa quando una volta l'anno confronti le condizioni.

Onestà prima di tutto: Pelican non ti trova i fornitori e non tratta i prezzi. La trattativa resta tra te e il tuo rappresentante. Pelican fa sì che tu ci arrivi preparato, con una lista pulita e lo storico alle spalle.

Quando i fornitori sono scelti, si passa al processo. Come preparare la visita del rappresentante e trattare da una posizione migliore lo spiega la guida Visita del rappresentante. Tutto il processo d'ordine, dalla lista alla consegna, lo trovi nella guida sugli ordini ai fornitori nel ristorante.

Domande frequenti sui fornitori per la ristorazione

Parte della guida completa: Acquisti nella ristorazione. Lì trovi tutte e sei le fasi del processo d'acquisto in sintesi.