Zaprimanje robe u restoranu: kontrolna lista i postupak

Što je zaprimanje robe i zašto je obvezno

Zaprimanje robe je provjera svake isporuke na službenom ulazu, prije nego roba ode u skladište i prije nego netko potpiše otpremnicu. Ima dva zadatka. Prvi je novac: plaćaš samo ono što si naručio i što je stvarno stiglo. Drugi je sigurnost hrane: roba koja je pretopla, pokvarena ili krivo označena uopće ne ulazi u tvoju kuhinju.

Pravno je zaprimanje dio tvoje samokontrole. Uredba (EZ) br. 852/2004 o higijeni hrane traži od svakog subjekta postupke temeljene na načelima HACCP-a (članak 5.) i u Prilogu II, poglavlju IX. zabranjuje prihvaćanje sirovina za koje se zna ili se može pretpostaviti da su kontaminirane ili pokvarene toliko da ni nakon obrade ne bi bile prikladne. Koje temperature vrijede za koju robu i kako to evidentiraš određuješ u svom HACCP planu. Za pitanja ti pomaže nadležna inspekcija Državnog inspektorata.

Kontrolna lista: što provjeravaš kod svake isporuke

• Otpremnica prema narudžbi Svaki artikl u naručenoj količini, veličini i izvedbi. Ovdje se vide zamjene i dodatne stavke.
• Količina i težina Prebroji kutije i komade, izvaži meso, ribu i sir. Odbij ambalažu i pusti da se led s ribe ocijedi.
• Temperatura Izmjeri ohlađenu i smrznutu robu ubodnim termometrom ili između dva pakiranja i usporedi s etiketom i HACCP planom. Smrznuta roba s kristalima leda ili mekanim mjestima bila je odmrznuta.
• Rokovi Pogledaj rok upotrebe i najmanji rok trajanja. Roba koja traje kraće nego što ti treba razlog je za reklamaciju, i kad još nije istekla.
• Ambalaža Oštećena, poderana, mokra, bez vakuuma? Ulupljene konzerve na šavu ili napuhnute ne primaš.
• Senzorna provjera Miris, boja, čvrstoća. Kod ribe bistre oči i crvene škrge, kod povrća ništa trulo u donjem sloju gajbe.
• Označavanje Etiketa, serija i kod mesa i jaja propisani podaci. Seriju trebaš kad se proizvod povlači.
• Vozilo i vozač Ohlađena roba stiže hladnjačom, odvojeno od sredstava za čišćenje. Ako primijetiš nešto, ide u evidenciju.

Postupak zaprimanja robe u sedam koraka

1. Drži narudžbu pri ruci Prije nego vozač pozvoni znaš što je naručeno: lista narudžbe, povijest narudžbi ili potvrda dobavljača. Bez toga otpremnicu možeš samo odkvačiti, ne i provjeriti.
2. Usporedi otpremnicu s narudžbom Je li tu svaki naručeni artikl, u naručenoj količini i izvedbi? Ima li zamjena koje nitko nije tražio?
3. Prvo ohlađena i smrznuta roba Izmjeri temperaturu, usporedi s etiketom i HACCP planom i odmah odnesi u hladnjaču ili zamrzivač. Suha roba može čekati.
4. Prebroji i izvaži Prebroji kutije, izvaži meso i ribu, provjeri komade. Kod suhe robe dovoljne su provjere uzorka. Skupa roba važe se sva.
5. Pogledaj rokove, ambalažu i etikete Rok upotrebe i rok trajanja, oštećena ili odmrznuta pakiranja, etikete i serije koje fale, miris i izgled.
6. Zapiši odstupanja na otpremnicu Manjak, pogreška ili previsoka temperatura: upiši na otpremnicu, neka vozač potpiše, slikaj. Ono što ne smiješ primiti odmah se vraća u kamion.
7. Složi i evidentiraj Složi robu po FIFO načelu, upiši provjeru u evidenciju zaprimanja i proslijedi otpremnicu za provjeru računa.

Kako robu zatim složiti da se starija prva troši objašnjava vodič o upravljanju skladištem u restoranu.

Primjer izračuna: koliko košta neprimijećena razlika

Restoran naruči 10 kg fileta lososa po dogovorenoj cijeni od 24,00 € po kg. Stigne 9,4 kg, ali na otpremnici i računu piše 10 kg po 25,50 € po kg. Kuhar na vratima žuri i broji samo kutiju, pa nitko ništa ne primijeti.

Razlika dolazi od dvije pogreške. Fali 0,6 kg, što je 15,30 € po zaračunatoj cijeni. Uz to viša cijena po kg na isporučenu količinu donosi 14,10 €. Ukupno 29,40 € na jednoj isporuci.

Evidencija zaprimanja robe

Što provjeriš, zapišeš. Evidencija inspekciji pokazuje da tvoja samokontrola radi, a tebi koji dobavljač često dovozi pretoplo, premalo ili preblizu isteka roka. Dovoljan je list na podlozi kraj službenog ulaza, ako se ispunjava svaki dan. Može izgledati ovako:

Manje je važan oblik, a više navika: svaka isporuka dobiva svoj red, i ona kod koje je sve u redu. Čuvaj evidencije i otpremnice onoliko dugo koliko traže tvoj HACCP plan i propisi o čuvanju knjigovodstvenih isprava.

Kad nešto ne štima: kako reklamirati

Pretoplu, pokvarenu ili oštećenu robu ne primaš. Kod manjka je dovoljna napomena na otpremnici, a račun onda mora odgovarati isporučenoj količini. Dogovori unaprijed sa svakim dobavljačem kako idu povrati i odobrenja i tko ti je kontakt. Kako birati dobavljače i zapisati uvjete piše u vodiču o dobavljačima za ugostiteljstvo.

Tko provjerava, i kada

Većina pogrešaka kod zaprimanja nije nemar. Isporuka padne usred pripreme, a vrata otvori netko tko ne zna što je naručeno. Pomažu tri pravila:

• Jedna odgovorna osoba U svakoj smjeni postoji jedna osoba za zaprimanje koja vidi narudžbu. Tko je mijenja, zna gdje su termometar, vaga i evidencija.
• Termini isporuke Zamoli dobavljače da dostavljaju izvan servisa. Provjera u 10 sati uspijeva, u 12:15 rijetko.
• Vidljiva narudžba Tko zaprima mora vidjeti narudžbu, ne samo onaj tko ju je poslao. Inače je otpremnica jedini izvor, a nju piše dobavljač.

Gdje Pelican pomaže, a gdje ne

Zaprimanje radi samo ako je narudžba zabilježena. Pelican je aplikacija za narudžbe u profesionalnim kuhinjama: tim upisuje što nedostaje, glasom ili tipkanjem, svatko na svom jeziku. Šef kuhinje odobri listu, a povijest narudžbi pokazuje što je, kada, kod kojeg dobavljača i tko naručio. Tko je na vratima otvori narudžbu na mobitelu i usporedi otpremnicu s njom. Ako tim kod naručivanja upisuje cijene, vidiš i dogovorenu cijenu. Kako tako kontrolirati trošak namirnica objašnjava vodič o kontroli troška namirnica.

Skener za otpremnice i račune je u izradi: slikaš ih, a Pelican provjeri odgovaraju li količina i cijena narudžbi. Do tada uspoređuješ sam. Što Pelican nije: nije HACCP softver, ne mjeri i ne bilježi temperature i ne zamjenjuje tvoju evidenciju zaprimanja. Pelican ne vodi zalihe, nije blagajna ni sustav narudžbi za goste i ne zamjenjuje tvoje dobavljače. Ne šalje ni narudžbu dobavljaču, to i dalje radi tvoj tim. Pelican se plaća po objektu, a ne po korisniku: Solo 19 eura mjesečno (do 3 korisnika), Basic 29 eura mjesečno (do 5 korisnika), Pro 59 eura mjesečno (neograničen broj korisnika). Uz godišnje plaćanje to je 15, 24 ili 49 eura mjesečno. Svaki paket počinje s 30 dana besplatno.

Česta pitanja o zaprimanju robe