Logiciel de gestion de stock en restauration : ce dont les petits établissements ont vraiment besoin

Ce que recouvre la gestion des marchandises en restauration

La gestion des stocks évoque un logiciel. Mais il s’agit d’abord d’une chaîne qui existe dans chaque établissement, avec ou sans système. Elle compte six maillons :

En orange, ce que couvre Pelican. À la réception, on coche, mais aucun stock n’est mis à jour. Pour l’analyse, l’historique des commandes fournit quantités et dépenses, mais pas de calcul des fiches techniques. Un logiciel classique de gestion des stocks couvre les six maillons, à condition d’être tenu à jour.

Un logiciel de gestion des stocks tente de reproduire toute cette chaîne dans un outil et de pouvoir renseigner à tout moment. La question décisive pour votre établissement n’est pas de savoir si la chaîne existe. Elle existe. La question est de savoir quelle partie vous voulez gérer en numérique, et quel prix vous êtes prêt à payer en temps de travail.

Ce que fait un logiciel classique de gestion des stocks

Un logiciel complet de gestion des stocks pour la restauration sait faire beaucoup de choses, et à juste titre :

• Suivi des stocks en temps réel. Le système sait en théorie à tout moment combien de filet de bœuf il y a dans la maison, parce que chaque entrée et chaque sortie est saisie.
• Fiches techniques et calcul des coûts. Chaque plat est relié à ses ingrédients, avec quantités et prix. Si le prix du beurre augmente, vous voyez immédiatement quels plats deviennent plus chers et où votre marge s’effrite.
• Connexions avec la caisse et les fournisseurs. La vente d’un plat en caisse fait sortir ses ingrédients du stock. Les commandes partent en électronique chez le grossiste, les tarifs reviennent automatiquement.
• Propositions de commande automatiques. À partir du stock minimum, de la consommation des semaines précédentes et du délai de livraison, le système calcule ce qu’il faut recommander.
• Aide à l’inventaire. Listes de comptage, comparaison théorique et réel et calcul des pertes sortent du système.

Ce n’est pas du marketing, cela fonctionne. À condition que les données soient justes.

Le hic : l’effort de saisie

Un logiciel de gestion des stocks ne vaut que par ses données. Et chacune de ces fonctions suppose que quelqu’un l’alimente :

• Chaque réception doit être saisie, y compris les deux caisses de salade que le représentant apporte à midi.
• Chaque fiche technique doit être créée et tenue à jour, même quand le second travaille aujourd’hui spontanément avec des girolles au lieu de champignons de Paris.
• Chaque sortie doit être enregistrée, y compris la crème que l’apprenti sort en plein coup de feu de la chambre froide à 19 heures.
• Chaque changement de prix doit être reporté, sinon le système calcule avec des chiffres de l’avant-dernier automne.

Dans une cuisine de cinq personnes avec une salle pleine, c’est exactement ce qui ne se fait pas. Non par paresse, mais parce qu’entre le service du midi et celui du soir, personne n’a le temps de remplir un formulaire. Le résultat, presque tous ceux qui ont essayé le connaissent : un système coûteux, des stocks qui ont des semaines de retard, et une équipe qui ne fait plus confiance aux chiffres. Au final, quelqu’un recompte à la main dans la chambre froide, et le logiciel n’est plus qu’un abonnement qui continue de tourner.

Le démarrage pragmatique : d’abord maîtriser les commandes

Pour tous les autres, il vaut la peine de regarder honnêtement où se situe la gêne au quotidien. Et elle ne se situe presque jamais dans le niveau de stock. Elle se situe au moment de commander :

• De la marchandise a été oubliée, parce que personne ne l’a notée. Vendredi soir, plus de crème.
• Des commandes en double, parce que deux personnes ont signalé la même chose chacune de leur côté.
• Des papiers sur trois portes différentes, illisibles, sans quantité.
• Le chef de cuisine retape tout le soir.
• Après la commande, la liste a disparu. Ce qui a été commandé, quand, chez qui et à quel prix, plus personne ne le sait.

À vue de nez, c’est là que se concentrent bien 80 pour cent des tracas quotidiens, et aucun de ces points n’a besoin d’un suivi des stocks. Ils n’ont besoin que d’une liste commune sur laquelle tout le monde peut écrire, et d’une mémoire.

C’est exactement cette partie que Pelican digitalise, sans que personne n’ait à saisir quoi que ce soit en plus. La brigade note le besoin au moment où elle remarque le manque, à la voix, depuis son propre smartphone. Chacun dans sa langue : tomate, pomodoro et tomatoes donnent une seule ligne. La liste se trie toute seule par catégorie, le chef de cuisine vérifie et valide avant la visite du représentant. L’historique des commandes se constitue au passage et montre au propriétaire ce qui a été commandé, quand et chez qui.

La différence avec un système complet tient dans l’expression « au passage ». Personne ne saisit rien, personne ne tient de données de base. Les données sont un sous-produit du travail que l’équipe fait de toute façon. C’est justement pour cela qu’elles sont encore là au bout de trois mois, alors que les stocks d’un logiciel non tenu à jour sont depuis longtemps de la fiction.

Comparatif : système complet ou application de commande légère

Ce tableau ne désigne pas de gagnant, il montre deux outils différents. Un système complet répond à la question « Qu’est-ce que j’ai en stock et combien me coûte mon plat ? ». Une application de commande répond à la question « De quoi ma cuisine a-t-elle besoin et qu’est-ce que j’ai commandé ? ». La seconde question se pose chaque jour, la première, pour beaucoup d’établissements, honnêtement une fois par mois au moment du calcul du coût matière.

Quatre questions pour décider

Avant de demander des devis pour un logiciel de gestion des stocks, répondez honnêtement à ces quatre questions :

• Avez-vous besoin de stocks à jour au quotidien ? Pas : ce serait bien. Mais : prenez-vous des décisions qui tournent mal sans le stock en direct ?
• Calculez-vous systématiquement vos fiches techniques ? C’est-à-dire vraiment chaque plat avec ses ingrédients, et pas une estimation grossière une fois par an ?
• Avez-vous une personne qui saisit les données chaque jour ? Avec du temps prévu pour cela dans le planning, pas « le chef s’en occupe le soir ».
• Où perdez-vous réellement de l’argent au quotidien ? Sur des stocks faux, ou sur de la marchandise oubliée et commandée en double ?

Si vous répondez deux fois non aux trois premières questions, n’achetez pas de système complet. Il ne sera pas tenu à jour et ne vous donnera pas de chiffres fiables. Commencez par les commandes. Cela apporte immédiatement du calme, coûte une fraction du prix et produit au passage l’historique avec lequel vous pourrez maîtriser votre coût matière. Si dans deux ans vous grandissez et avez besoin d’un logiciel de gestion des stocks, vous franchirez ce pas avec une équipe habituée depuis longtemps à commander en numérique.

Questions fréquentes sur les logiciels de gestion de stock en restauration

Fait partie du grand guide : Gestion des achats en restauration. Vous y trouverez les six étapes du processus de commande en un coup d’œil.