Proveedores de hostelería: encontrarlos, elegirlos y tenerlos bajo control

Qué tipos de proveedores hay

Antes de buscar proveedores nuevos ayuda tener claras las categorías. Casi todas las cocinas combinan varias, según la carta y la ambición:

• Distribuidor de hostelería con surtido amplio. El clásico para la base. Un proveedor, una hora de cierre de pedidos, una entrega: de la mantequilla al producto de limpieza. Las condiciones dependen del volumen: cuanto más compras a un distribuidor, mejores precios y menores pedidos mínimos.
• Cash and carry. Para recoger tú mismo, normalmente sin reparto, como Makro. Fuerte cuando falta algo de repente o necesitas poca cantidad. Como única fuente es demasiado caro y lleva demasiado tiempo, pero como colchón para urgencias vale oro.
• Especialistas. Carnicero, pescadero, frutero, panadero, muchos de ellos con puesto en los mercados mayoristas de la red Mercasa, como Mercamadrid o Mercabarna. Aquí consigues calidad y consejo que el distribuidor generalista no ofrece. A cambio pides en varios sitios y tienes que coordinar varios días de entrega. Para cualquier cocina que vende calidad, son el corazón.
• Productores locales. Huertas, granjas, queserías y productores de la zona. Distancias cortas, máxima frescura y una historia que puedes contar en la carta. La disponibilidad es de temporada y las cantidades, limitadas; a cambio, la relación suele ser estrecha y personal.
• Distribuidor de bebidas. Un canal propio para vino, cerveza, destilados y refrescos. A menudo con logística propia, gestión de envases retornables y, en ocasiones, equipamiento como cristalería o tiradores de cerveza.

Cómo encontrar proveedores nuevos

Una apertura, el descontento con el proveedor de siempre o la presión creciente de los precios: el motivo cambia, pero los caminos hacia nuevos proveedores de hostelería apenas. Estos son los que mejor funcionan en la práctica:

• Recomendaciones de compañeros. El camino más rápido y honesto. Los jefes de cocina de la zona saben quién entrega con fiabilidad y quién no. Una llamada a dos o tres compañeros suele aportar más que cualquier búsqueda.
• Ferias. Ferias del sector como Alimentaria, HIP o Salón Gourmets, y las jornadas que organizan los propios distribuidores, muestran surtido y novedades de una vez. Conoces a los interlocutores en persona y ves si hay química.
• Asociaciones y redes. Las asociaciones de hostelería, las redes gastronómicas regionales y las cooperativas de productores ponen en contacto, sobre todo con proveedores pequeños que casi no se encuentran en internet.
• Atender a los representantes. Cuando llama a la puerta un comercial, merece la pena hablar, aunque no cambies enseguida. Conoces condiciones y surtido, y en caso de duda tienes una alternativa en la recámara.
• Hablar directamente con productores locales. Basta con preguntar en la huerta o en la granja si pueden servirte. Muchos productores sirven encantados a restaurantes en cuanto la cantidad y el ritmo son fiables.
• Acordar entregas de prueba. Nada sustituye a la prueba en el día a día. Pide primero una cantidad asumible y comprueba calidad, puntualidad y cómo responde a las reclamaciones antes de trasladar una parte grande de tus compras.

Criterios de selección: lo que cuenta de verdad

El precio es el criterio más evidente y rara vez el más importante. Un proveedor unos céntimos más barato que llega tarde o pone pegas a las reclamaciones te acaba costando más. Estos puntos deben estar en tu lista al comparar proveedores:

• Días de entrega y hora de cierre de pedidos. ¿Encaja el ritmo con vuestros días de pedido? Un proveedor que viene martes y viernes te sirve de poco si tu necesidad de fresco surge los lunes.
• Pedido mínimo. ¿Lo alcanzas con la actividad normal, sin acumular género? Si no, el proveedor es demasiado grande para tu negocio.
• Nivel y estabilidad de precios. ¿Qué estabilidad tienen los precios, cada cuánto se ajustan, hay condiciones fijas para tus artículos clave? En el producto fresco los precios del día son normales, pero tienes que poder entenderlos.
• Calidad y respuesta a las reclamaciones. ¿Es la mercancía constante, y cómo reacciona el proveedor cuando algo no cuadra? La flexibilidad ante una reclamación dice más de una relación que el precio de catálogo.
• Fiabilidad. ¿Llega el pedido completo y a su hora? Una línea que falta el viernes a mediodía abre un agujero en el servicio que ningún descuento tapa.
• Contacto con el representante. ¿Tienes un interlocutor fijo que conoce tu negocio y está localizable? Un buen representante piensa contigo y te avisa de las promociones antes de que preguntes.
• Plazos de pago. ¿Qué plazos rigen, hay descuento por pronto pago? Eso influye directamente en tu tesorería.
• Surtido amplio frente a especialización. Un generalista ahorra esfuerzo; un especialista aporta calidad. Para cada categoría decides qué pesa más.

¿Pocos o muchos proveedores? La combinación adecuada

La pregunta de fondo en cualquier elección de proveedores: concentrar o repartir. Los dos caminos tienen su precio.

Pocos proveedores significan más volumen por proveedor y, con ello, mejores condiciones y pedidos mínimos más bajos. El esfuerzo baja: menos días de pedido, menos facturas, menos interlocutores. El precio es la dependencia. Si falla un generalista, afecta a muchas categorías a la vez.

Muchos proveedores te dan capacidad de comparar, seguridad ante fallos y calidad especializada. Puedes elegir al mejor en cada categoría y hacer competir a los proveedores en las condiciones. El precio es el esfuerzo: más pedidos, más días de entrega, más coordinación en el equipo.

Para la mayoría de los negocios la respuesta está en el medio: un proveedor principal para la base y de dos a cuatro especialistas para lo que define tu cocina. Esa combinación la revisas una vez al año y renegocias. Cómo sacar del historial de pedidos las cifras para esa conversación lo explica la guía sobre control de costes.

Gestionar varios proveedores en el día a día

Justo aquí la combinación se convierte en una carga. Tres proveedores son tres días de pedido, tres listas y tres visitas de representante. Pero las necesidades no surgen ordenadas por proveedor, sino mezcladas: el segundo de cocina avisa de la carne, el pastelero de los lácteos, alguien grita desde el fondo la verdura. Sin sistema, todo acaba en papelitos distintos, y en la visita del representante falta la mitad.

La solución es reunir todas las necesidades en un solo sitio y ordenarlas por proveedor solo al final. Quien lo mantiene no pierde nada y nunca tiene que pasar a limpio.

Cómo pone orden Pelican en el caos de proveedores

Para eso está hecho Pelican. Tu equipo reúne las necesidades en una lista compartida, por voz o escribiendo, cada uno en su idioma. La lista se ordena sola por categorías. Cuando llega el representante, la lista adecuada está lista y marcas en lugar de copiar.

• Un solo sitio para todo lo que falta. Carne, pescado o verdura: todo acaba en una lista, en lugar de en tres papelitos en tres puertas.
• Ordenado por categorías. En la visita del representante lees el bloque que toca, sin saltar de un proveedor a otro.
• Historial de pedidos por proveedor. Qué se pidió, cuándo y a quién queda registrado. Es tu base de negociación cuando comparas condiciones una vez al año.

Seamos honestos: Pelican no te busca proveedores ni negocia precios. La conversación sobre precios sigue siendo cosa tuya y de tu representante. Pelican se encarga de que llegues preparado a esa conversación, con una lista limpia y el historial respaldándote.

Cuando ya tienes los proveedores, toca el proceso. Cómo preparar la visita del representante y negociar desde una posición mejor lo explica la guía visita del representante. El proceso de pedidos completo, de la lista a la entrega, lo explica la guía de pedidos a proveedores.

Preguntas frecuentes sobre proveedores de hostelería

Forma parte de la guía completa: Compras en hostelería. Allí encontrarás las seis etapas del proceso de compra de un vistazo.