Приемка товара в ресторане: чек-лист и порядок действий

Что такое приемка товара и почему она обязательна

Приемка товара это проверка каждой поставки у служебного входа, до того как товар попадет на склад и до того как кто-то подпишет накладную. У нее две задачи. Первая это деньги: вы платите только за то, что заказали и что действительно приехало. Вторая это безопасность продуктов: товар, который слишком теплый, испорченный или неправильно маркирован, вообще не попадает на вашу кухню.

В странах ЕАЭС технический регламент ТР ТС 021/2011 «О безопасности пищевой продукции» требует от производителей пищевой продукции, в том числе предприятий общественного питания, процедур на основе принципов ХАССП. В Европейском союзе то же регулирует Регламент (ЕС) № 852/2004 о гигиене пищевых продуктов, который в приложении II, главе IX запрещает принимать сырье, о котором известно или можно предположить, что оно загрязнено или испорчено настолько, что и после обработки останется непригодным. Какие температуры действуют для какого товара и как вы это фиксируете, определяет ваш план ХАССП. С вопросами поможет территориальный орган надзора.

Чек-лист: что вы проверяете при каждой поставке

• Накладная против заказа Каждая позиция в заказанном количестве, размере и исполнении. Здесь всплывают замены и лишние строки.
• Количество и вес Пересчитайте коробки и штуки, взвесьте мясо, рыбу и сыр. Вычтите упаковку, дайте льду с рыбы стечь.
• Температура Измерьте охлажденный и замороженный товар щуповым термометром или между двумя упаковками и сравните с этикеткой и планом ХАССП. Замороженный товар с кристаллами льда или мягкими местами размораживался.
• Сроки Проверьте срок годности. Товар, который хранится меньше, чем вам нужно, это повод для претензии, даже если срок еще не истек.
• Упаковка Повреждена, порвана, мокрая, без вакуума? Банки с вмятинами на шве или вздутые не принимаются.
• Органолептика Запах, цвет, консистенция. У рыбы прозрачные глаза и красные жабры, в овощах ничего гнилого в нижнем слое ящика.
• Маркировка Этикетка, номер партии, для мяса и яиц обязательные сведения. Номер партии нужен, когда продукт отзывают.
• Транспорт и водитель Охлажденный товар приезжает рефрижератором, отдельно от моющих средств. Если что-то заметили, это идет в журнал.

Порядок приемки товара в семи шагах

1. Держите заказ под рукой Еще до звонка водителя вы знаете, что заказано: список заказа, история заказов или подтверждение поставщика. Без этого накладную можно только отметить, а не проверить.
2. Сравните накладную с заказом Есть ли каждая заказанная позиция в нужном количестве и исполнении? Есть ли замены, о которых никто не просил?
3. Сначала охлажденный и замороженный товар Измерьте температуру, сравните с этикеткой и планом ХАССП и сразу уберите в холодильную камеру или морозильник. Сухой товар подождет.
4. Пересчитайте и взвесьте Пересчитайте коробки, взвесьте мясо и рыбу, проверьте штуки. Для сухого товара достаточно выборочных проверок. Дорогой товар взвешивают целиком.
5. Проверьте сроки, упаковку и этикетки Срок годности, поврежденные или размороженные упаковки, отсутствующие этикетки и номера партий, запах и внешний вид.
6. Запишите расхождения в накладную Недостача, ошибка или слишком высокая температура: запишите в накладную, дайте водителю подписать, сфотографируйте. То, что нельзя принимать, сразу уезжает обратно.
7. Разложите и задокументируйте Разложите товар по принципу FIFO, внесите проверку в журнал приемки и передайте накладную для сверки счета.

Как потом разложить товар, чтобы более старый уходил первым, объясняет руководство об управлении складом в ресторане.

Пример расчета: сколько стоит незамеченное расхождение

Ресторан заказывает 10 kg филе лосося по согласованной цене 2 400 ₽ за кг. Приезжает 9,4 kg, но в накладной и счете стоит 10 kg по 2 550 ₽ за кг. Повар у двери спешит и считает только ящик, поэтому никто ничего не замечает.

Расхождение складывается из двух ошибок. Не хватает 0,6 kg, то есть 1 530 ₽ по цене из счета. К этому более высокая цена за кг на поставленное количество добавляет 1 410 ₽. Итого 2 940 ₽ за одну поставку.

Журнал приемки товара

Что проверили, то записали. Журнал показывает проверяющим, что ваш производственный контроль работает, а вам, какой поставщик часто привозит слишком теплое, меньше или слишком близко к концу срока. Достаточно листа на планшете у служебного входа, если его заполняют каждый день. Он может выглядеть так:

Форма важна меньше, чем привычка: каждая поставка получает строку, и та, где все в порядке. Храните журналы и накладные столько, сколько требуют ваш план ХАССП и правила хранения бухгалтерских документов.

Когда что-то не так: как правильно заявить претензию

Слишком теплый, испорченный или поврежденный товар вы не принимаете. При недостаче достаточно отметки в накладной, и счет тогда должен соответствовать поставленному количеству. Договоритесь заранее с каждым поставщиком, как проходят возвраты и корректировки и кто ваше контактное лицо. Как выбирать поставщиков и фиксировать условия, описано в руководстве о поставщиках для ресторанов.

Кто проверяет и когда

Большинство ошибок при приемке не от небрежности. Поставка приходится на разгар заготовок, а дверь открывает тот, кто не знает, что заказано. Помогают три правила:

• Один ответственный В каждой смене есть один человек на приемке, который видит заказ. Кто его подменяет, знает, где термометр, весы и журнал.
• Окна поставок Попросите поставщиков привозить товар вне сервиса. Проверка в 10:00 удается, в 12:15 редко.
• Видимый заказ Тот, кто принимает, должен видеть заказ, а не только тот, кто его сделал. Иначе единственным источником становится накладная, а ее пишет поставщик.

Где Pelican помогает, а где нет

Приемка работает, только если заказ зафиксирован. Pelican это приложение для заказов профессиональных кухонь: команда вносит то, что заканчивается, голосом или текстом, каждый на своем языке. Шеф утверждает список, а история заказов показывает, что, когда, у какого поставщика и кто заказал. Тот, кто у двери, открывает заказ в телефоне и сверяет с ним накладную. Если команда при заказе вносит цены, вы видите и согласованную цену. Как так контролировать фудкост, объясняет руководство о контроле себестоимости продуктов.

Сканер для накладных и счетов уже в разработке: вы фотографируете документ, а Pelican проверяет, совпадают ли количество и цена с заказом. До тех пор сверяете вы. Чем Pelican не является: это не программа ХАССП, она не измеряет и не записывает температуру и не заменяет ваш журнал приемки. Pelican не ведет учет остатков, не является кассовой системой или системой заказов для гостей и не заменяет ваших поставщиков. Он также не отправляет заказ поставщику, это по-прежнему делает ваша команда. Pelican оплачивается за заведение, а не за пользователя: Solo 19 евро в месяц (до 3 пользователей), Basic 29 евро в месяц (до 5 пользователей), Pro 59 евро в месяц (без ограничения пользователей). При оплате за год это 15, 24 или 49 евро в месяц. Каждый тариф начинается с 30 бесплатных дней.

Частые вопросы о приемке товара