Cyfryzacja gastronomii: od czego zacząć i co naprawdę daje

Co cyfryzacja oznacza konkretnie w codziennej pracy lokalu

Cyfryzacja brzmi jak wielki projekt, konsultanci i budżet, którego nie ma żaden rodzinny lokal. W codziennej pracy kuchni jest dużo bardziej przyziemna. Nie chodzi o roboty przy kuchence ani o sztuczną inteligencję w karcie. Chodzi o to, żeby zastąpić karteczki, wołanie przez kuchnię i Excela dokładnie tam, gdzie każdego dnia produkują błędy i szukanie.

Kartka z zamówieniami na drzwiach chłodni, która spada i znika. Rezerwacja zapisana w notesie, której przy zmianie nikt nie może znaleźć. Grafik, który szef w niedzielę wysyła na WhatsAppie i trzy razy poprawia. To są miejsca, w których cyfryzacja działa. Nie jako projekt prestiżowy, tylko jako narzędzie, które usuwa konkretne codzienne tarcie. Kto to rozumie, podchodzi do tematu spokojnie: jeden obszar po drugim, zawsze najpierw tam, gdzie najbardziej boli.

Obszary w skrócie

Restauracja składa się z kilku procesów, które można cyfryzować niezależnie od siebie. Nie musisz decydować się na wszystkie, a już na pewno nie naraz. Oto przegląd, żebyś wiedział, gdzie w ogóle możesz zacząć.

Kasa i rozliczenia

Kasa jest w większości lokali od dawna cyfrowa i często to najbardziej zaawansowany obszar. Nowoczesne systemy POS rejestrują sprzedaż, dzielą rachunki i dostarczają zestawienia. W Polsce sprzedaż w gastronomii rejestruje się na kasach fiskalnych, a wymagania wobec nich (na przykład kasy online) wynikają z przepisów, które co jakiś czas się zmieniają. Aktualny stan ustal z księgową albo dostawcą kasy, zamiast polegać na ogólnikach.

Rezerwacje i goście

Systemy rezerwacji przyjmują rezerwacje przez całą dobę, także wtedy, gdy nikt nie odbiera telefonu. Pokazują obłożenie stolików, ograniczają podwójne rezerwacje i automatycznie przypominają gościom o wizycie, co zmniejsza liczbę niestawień. Do tego dochodzi komunikacja z gośćmi: pilnowanie opinii w internecie, odpowiadanie na zapytania, dbanie o własną obecność w sieci. Dla wielu lokali to najbardziej widoczna dźwignia na zewnątrz.

Planowanie pracy

Cyfrowe grafiki zastępują arkusz Excela i wiadomość w niedzielny wieczór. Zespół widzi swoje zmiany w telefonie, prośby o zamianę są uporządkowane, a ewidencja czasu pracy prowadzi się przy okazji. Właśnie w gastronomii, ze zmiennymi zmianami i pracownikami dorywczymi, oszczędza to mnóstwo dopytywania i nieporozumień.

Zakupy i zamówienia

Tu każdego dnia powstają potrzeby i każdego dnia giną informacje. Kto zauważy, że czegoś brakuje, zapisuje to na kartce, woła przez kuchnię albo zapomina. W wersji cyfrowej zespół zbiera potrzeby razem na jednej liście, posortowanej według kategorii, z historią, kto co i kiedy zamówił. Właśnie o tym mówimy niżej. Jak wygląda cyfrowe narzędzie do zakupów, pokazuje poradnik o aplikacjach do zamówień w gastronomii.

Komunikacja wewnętrzna

Przekazania zmiany, ustalenia, krótkie informacje między zmianami: wiele z tego idzie przez wołanie albo prywatne grupy na czacie i po drodze się gubi. Narzędzia cyfrowe zbierają to w jednym miejscu, które jest dostępne także przy zmianie. W wielojęzycznych zespołach, a w Polsce w wielu kuchniach pracują na przykład osoby z Ukrainy, ma to podwójne znaczenie, bo bariera językowa dodatkowo połyka informacje. Więcej o tym w poradniku o wielojęzycznym zespole kuchni.

Księgowość i dokumenty

Dokumenty dostawy, faktury, paragony: cyfrowe zbieranie dokumentów oszczędza zbierania papierów do pudełka po butach i bałaganu na koniec miesiąca. Dokumenty się fotografuje albo przejmuje bezpośrednio w formie elektronicznej i trafiają uporządkowane do biura rachunkowego. W Polsce dochodzi do tego Krajowy System e-Faktur (KSeF), przez który faktury coraz częściej przychodzą od razu w formie elektronicznej. To mniej widoczne niż efektowna strona do rezerwacji, ale w tle oszczędza mnóstwo cichej pracy.

Dlaczego projekty cyfryzacji w gastronomii się nie udają

Nie każda cyfryzacja się udaje. I prawie nigdy nie chodzi o technikę, tylko o podejście. Te cztery schematy widać najczęściej.

• Za dużo naraz. Kto jednocześnie zmienia kasę, rezerwacje, grafik i zakupy, przeciąża siebie i zespół. Wszystko zgrzyta jednocześnie, nikt się nie odnajduje i na końcu połowa wraca na kartkę. Jeden obszar po drugim to prawie zawsze lepsza droga.
• Narzędzia, które wymagają obsługi, na którą nikt nie ma czasu. System jest tak dobry jak dane, które w nim są. Jeśli narzędzie trzeba ciągle karmić i pielęgnować, a w stresie serwisu nikt nie ma na to czasu, dane się dezaktualizują i narzędzie staje się bezużyteczne. Przetrwają narzędzia, które wypełniają się same przy normalnej pracy.
• Zespół nie jest zaangażowany. Jeśli szef decyduje sam i przepycha rozwiązanie, pojawia się opór. Szczególnie drażliwa jest bariera językowa: narzędzie tylko po polsku wyklucza część brygady. Kto nie rozumie, jak działa, ten z niego nie korzysta.
• Kupione obok codzienności. Rozwiązanie, które przekonuje na prezentacji handlowej, ale nie pasuje do prawdziwego przebiegu pracy w kuchni, po dwóch tygodniach idzie w kąt. Testuj każde narzędzie na swoim konkretnym dniu pracy, a nie na demo.

Rekomendacja: zacznij od procesu zamawiania

Jeśli chcesz ucyfrowić najpierw tylko jeden obszar, wybierz proces zamawiania. To szybka wygrana cyfryzacji w gastronomii, z czterech powodów:

• Żadnego nowego urządzenia. Działa na smartfonach, które twój zespół i tak ma w kieszeni. Bez kasy, bez terminala, bez instalacji w lokalu.
• Żadnej obsługi danych. Lista wypełnia się przy okazji, gdy zespół zgłasza potrzeby. Nikt nie musi wieczorem dopisywać liczb.
• Korzyść od pierwszego dnia. Już pierwsza wspólna lista oszczędza szukania karteczek i przepisywania. Efekt jest odczuwalny od razu, a nie po tygodniach konfiguracji.
• Zespół jest włączony, a nie wykluczony. Każdy zgłasza potrzeby w swoim języku, głosem albo pisząc. Bariera językowa, na której wykładają się inne projekty, jest tutaj rozwiązanym problemem.

Właśnie do tego zbudowany jest Pelican. Cały zespół kuchni wspólnie zbiera codzienne zapotrzebowanie na towar, każdy w swoim języku. Aplikacja rozpoznaje produkt i łączy wszystko na jednej liście posortowanej według kategorii. Szef kuchni zatwierdza ją przed wizytą dostawcy, a historia zamówień pokazuje, co, kiedy i u kogo zamówiono. Pelican świadomie skupia się na tym jednym procesie. Nie zastępuje kasy ani systemu magazynowego i właśnie dlatego start jest tak mało ryzykowny.

Dofinansowanie cyfryzacji

Wiele lokali zastanawia się, czy można dostać na to pieniądze. Krótka odpowiedź: często tak, ale szczegóły ciągle się zmieniają. W Polsce małe i mikroprzedsiębiorstwa mogą co jakiś czas korzystać z programów wsparcia cyfryzacji finansowanych ze środków unijnych i krajowych, na przykład w ramach programów regionalnych albo naborów prowadzonych przez instytucje takie jak PARP. Często pokrywają część kosztów doradztwa lub oprogramowania.

Konkretnych nazw programów, stawek ani terminów celowo tu nie podajemy, bo zmieniają się za szybko i mocno różnią się w zależności od regionu. Błędne liczby to ostatnie, czego potrzebujesz. Pewna droga: zapytaj w regionalnej agencji rozwoju, w lokalnym punkcie informacyjnym funduszy europejskich, w izbie gospodarczej albo w swoim biurze rachunkowym o aktualny stan. Tam wiedzą, który nabór jest właśnie otwarty i czy twój lokal spełnia warunki.

Najczęstsze pytania o cyfryzację w gastronomii