Wareneinsatz kontrollieren: Bestellverlauf statt Bauchgefühl

Wareneinsatz: kurz eingeordnet

Die Wareneinsatzquote, Warenkosten geteilt durch Umsatz, liegt in der Gastronomie je nach Konzept meist zwischen 25 und 35 Prozent. Ob dein Betrieb gut liegt, entscheiden zwei Dinge: was eingekauft wird (Menge, Preis, Lieferant) und was daraus wird (Kalkulation, Schwund, Verschwendung). Dieser Ratgeber behandelt die erste Hälfte, denn dort liegt der Hebel, der sich ohne Systemumstellung sofort bewegen lässt.

Das Problem: Bestellungen ohne Gedächtnis

In vielen Betrieben bestellt die Küche auf Zuruf: Der Vertreter kommt, es wird geordert, der Lieferschein wandert in einen Ordner, die Rechnung zur Buchhaltung. Was fehlt, ist die Verbindung: Niemand kann ohne Aktenstudium sagen, was letzte Woche bei wem zu welchem Preis bestellt wurde. Die Folgen:

• Preiserhöhungen fallen erst auf der Monatsrechnung auf, wenn überhaupt.
• Doppelbestellungen und „Sicherheitsbestellungen" blähen das Lager, und was zu lange liegt, wird weggeworfen.
• Der Inhaber sieht die Warenkosten erst beim Steuerberater, Monate später, ohne Chance zur Gegensteuerung.
• Geht der Küchenchef, geht das gesamte Einkaufswissen mit: übliche Mengen, gute Lieferanten, verhandelte Preise.

Der Bestellverlauf als einfachstes Kontrollinstrument

Bevor ein Betrieb in Warenwirtschaft, Rezepturkalkulation und permanente Inventur investiert, lohnt der viel kleinere Schritt: jede Bestellung festhalten: wann, was, wie viel, bei wem, von wem, zu welchem Preis. Allein daraus ergeben sich drei Kontrollen:

1. Preiskontrolle: Der letzte Preis steht beim nächsten Termin daneben. Erhöhungen fallen sofort auf und lassen sich im Vertretergespräch ansprechen.
2. Mengenkontrolle: Wird plötzlich doppelt so viel Öl bestellt wie üblich, sieht man es, und kann nach der Ursache fragen, bevor es zur Gewohnheit wird.
3. Ausgabenkontrolle: Ausgaben pro Woche und pro Lieferant zeigen Trends, lange bevor die Buchhaltung sie meldet.

So entsteht der Verlauf in Pelican, ganz nebenbei

Der Grund, warum Kostenkontrolle in der Praxis scheitert, ist Mehraufwand. In Pelican entsteht der Bestellverlauf als Nebenprodukt des normalen Bestellens: Das Team sammelt den Bedarf auf der gemeinsamen Liste, der Küchenchef hakt beim Vertreter ab und tippt optional den Preis ein. Mehr ist es nicht, der Verlauf schreibt sich selbst.

Der Inhaber sieht jederzeit, was im Betrieb bestellt wird, ohne selbst in der Küche zu stehen und ohne eigenen App-Zwang: Bezahlt wird per Zahlungslink, verwaltet über das Kundenportal. Und ein Scanner für Lieferscheine und Rechnungen ist in Arbeit: abfotografieren, Pelican gleicht automatisch ab, ob Lieferung und Rechnung zur Bestellung passen.